2.8. Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в отделе делопроизводства суда ведутся журналы (форма № 2).
2.9. Исковые заявления и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в отдел делопроизводства для учета в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются судье для рассмотрения.
2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале формы № 1‑а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.
2.12. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами либо направляются курьерами.
На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 21 (приложение № 1).
Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях
3.1. Все дела, поступившие в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно‑статистических карточках (для уголовных дел – форма № 5, для гражданских дел – форма № 6, для дел об административных правонарушениях – форма № 7, для уголовных апелляционных дел – форма № 5.2, для гражданских апелляционных дел – форма № 6.2, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях – форма № 7.1) и в алфавитном указателе (для уголовных дел – форма № 5‑а, для гражданских дел – форма № 6‑а, для дел об административных правонарушениях – форма № 7‑а, для уголовных апелляционных дел – форма № 5‑б; для гражданских апелляционных дел – форма № 6‑б; для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях – форма № 7‑б).
Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.
Алфавитный указатель формы № 5‑а ведется на каждое привлеченное лицо.
По результатам рассмотрения уголовного дела, кроме того, на каждое привлеченное лицо (исключая лиц, дела и материалы в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заводится статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется судьей, и в порядке, установленном названной Инструкцией, передается в управление (отдел) Судебного департамента в соответствующем субъекте Российской Федерации для последующей автоматизированной обработки.
3.3. По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений, – на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений, – на налогоплательщика; по делам особого производства – на заявителя.
В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.
3.4. Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в журнале учета входящей корреспонденции, в порядке, определяемом председателем суда, не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном журнале судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемыми категориями дел.
3.5. Не позднее пяти дней после передачи судьям материалы и заявления должны быть возвращены в отдел делопроизводства для оформления. На принятое к производству гражданское дело оформляется учетно‑статистическая карточка. В журнале учета входящей корреспонденции (журнале учета заявлений до принятия их судьями к своему производству) делаются отметки о движении заявления (об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения).
3.6. Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1.
3.7. По делу об административном правонарушении заводится одна учетно‑статистическая карточка формы № 7 на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе формы № 7‑а также ведется на каждое привлеченное лицо.
3.8. Учетно‑статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6 и 7.
3.10. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (ст. 399 УПК Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9‑а).
3.13. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов устанавливается примерный перечень индексов:
«1» – уголовные дела;
«2» – гражданские дела;
«3» – материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;
«4» – материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;
«5» – дела об административных правонарушениях;
«6» – материалы по применению принудительных мер медицинского характера по ст. 97 ч. 1, пп. а), б), 99 ч. 1 – 102 УК Российской Федерации и Закону Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав при ее оказании»;
«7» – материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно‑воспитательные учреждения;
«8» – производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;
«9» – материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;
«10» – уголовные апелляционные дела;
«11» – гражданские апелляционные дела;
«12» – дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях.
3.17. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).
3.18. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке (форма № 20), на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в суд, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
3.19. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно‑статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.
По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приема дела.
3.20. Уголовные, гражданские дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, постановлений, решений, определений, и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора в нарушение установленного 5‑дневного срока (ст. 237 УПК Российской Федерации), регистрируются в учетно‑статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5, 6 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.
В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.
3.21. В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения судом постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.
