Читаем без скачивания Аренда - Виталий Семенихин

Обратите внимание!

Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья, договор аренды следует заключить от имени самой организации. При этом соглашение, независимо от срока его действия, должно быть заключено в письменной форме, это вытекает из пункта 1 статьи 609 ГК РФ.

Имейте в виду, что договор аренды квартиры (дома), заключенный на срок более года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает пункт 2 статьи 609 ГК РФ, а также пункт 2 статьи 651 ГК РФ.

Если же квартира арендуется фирмой на меньший срок, то необходимость государственной регистрации договора аренды не возникает.

Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (пункт 1 статьи 655 ГК РФ).

В силу пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года № 33н, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников, используемого для осуществления основного вида деятельности, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Причем арендованное имущество (квартира, жилой дом) отражается организацией на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

Налоговый учет ведется организацией – плательщиком налога на прибыль в соответствии с правилами главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового Кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ определено, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы налогоплательщика на командировки, в том числе и расходы по найму жилья. Причем НК РФ командировочные расходы на жилье не ограничивает рамками гостиничных услуг. Следовательно, расходы по аренде жилья для командированных сотрудников могут быть учтены фирмой для целей налогообложения. Конечно, при условии того, что они отвечают всем критериям статьи 252 НК РФ – то есть, они связаны с получением дохода, обоснованы и документально подтверждены.

Как уже было отмечено, документальным подтверждением произведенных расходов по арендованной квартире выступает сам договор аренды, заключенный от имени компании с арендодателем, акт приема-передачи имущества и документы, подтверждающие уплату арендных платежей. Аналогичное мнение изложено и в Письме Минфина Российской Федерации от 9 ноября 2006 года № 03-03-04/1/742.

Обоснованность данных расходов также налицо, достаточно сравнить затраты организации на постоянное приобретение гостиничных услуг и затраты на аренду квартиры. Понятно, что при втором варианте организация значительно сокращает свои расходы на проживание командированных сотрудников. В то же время, речь идет не просто об аренде имущества, а об аренде жилья для проживания сотрудников, находящихся в командировке. Следовательно, фирма должна подтвердить, что в квартире проживают именно командированные лица, тем более что они там живут не постоянно.

Отметим, что с 2006 года подтверждать свои расходы в целях налогообложения организация может не только документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации или иностранного государства, но и документами, косвенно подтверждающими ее расходы, в том числе приказами о командировке, проездными документами и так далее.

Иначе говоря, учесть расходы по аренде квартиры для своих командированных сотрудников организация может только на основании документов, подтверждающих факт проживания в ней командированных лиц. Такими документами могут выступать командировочные удостоверения, проездные документы, отчеты о командировках и так далее. Кстати, именно такой вывод следует из разъяснений Минфина Российской Федерации, приведенных в Письме от 1 августа 2005 года № 03-03-04/1/112. Причем в Письмах Минфина Российской Федерации от 25 марта 2010 года № 03-03-06/1/178, от 25 января 2006 года № 03-03-04/1/58 специалисты финансового ведомства разъясняют, что для целей налогообложения такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли. Аналогичную позицию высказали и столичные налоговые органы в Письме от 16 апреля 2010 года № 16–15/[email protected]

Заметим, что контролирующие органы не возражают и в отношении возможности признания для целей налогообложения расходов по оплате коммунальных платежей в арендованном жилье. Правда, при условии, что в договоре аренды оговорено возмещение арендодателю сумм «коммуналки», а также при наличии счетов арендодателя, составленных им на основании документов, выставленных на его имя коммунальными службами. При выполнении этих условий организация – арендатор квартиры может учесть в целях налогообложения и расходы на оплату услуг коммунальщиков, но только в части фактически используемых ею коммунальных услуг (то есть пропорционально времени проживания командированных лиц в съемной квартире). Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина Российской Федерации от 7 декабря 2005 года № 03-03-04/1/416.

Если квартира арендуется организацией у физического лица, то у компании могут возникнуть вопросы в части налогообложения НДФЛ – нужно ли ей удерживать налог с доходов, выплаченных собственнику квартиры. Да, действительно, доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в Российской Федерации, представляют собой налогооблагаемые доходы физического лица – плательщика НДФЛ. Это вытекает из подпункта 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи квартиры в аренду, облагаются налогом по ставке 13 %.

Следовательно, перечисляя собственнику квартиры арендную плату, организация должна выступить налоговым агентом по НДФЛ – исчислить, удержать сумму налога и перечислить ее в бюджет, таковы требования статьи 226 НК РФ. Причем, в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ, удержать налог следует в момент фактической выплаты арендной платы, а перечислить его в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем его удержания.

Обратите внимание!

Организация, как налоговый агент, обязана вести учет доходов, полученных от нее физическими лицами, на это указывает пункт 1 статьи 230 НК РФ. По окончании налогового периода (которым по НДФЛ признается календарный год) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Эти сведения представляются компанией в налоговую инспекцию в справке формы 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС Российской Федерации от 17 ноября 2010 года №ММВ-7-3/[email protected] «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».

Находясь в командировке, сотрудник может и сам снять квартиру для своего проживания. Причем в таких случаях командированный сотрудник выступает уже от своего имени, в силу чего отношения сторон в данном случае строятся на основании договора найма, составляемом физическими лицами в простой письменной форме. В такой ситуации подтверждением расходов по найму жилья в командировке выступает договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денежных средств от физического лица – наймодателя.

В случае поиска квартиры через риелторское агентство, документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства.

Мы не случайно отметили, какими документами могут подтверждаться расходы на проживание командированных сотрудников в случае самостоятельного снятия жилья, так как эти вопросы довольно часто становятся предметом споров по НДФЛ между организациями и проверяющими органами. Однако суды в таких случаях обычно занимают сторону организаций, указывая на то, что подтверждением фактических расходов на проживание у командированных лиц могут служить самые различные документы, вследствие чего расходы на проживание, компенсируемые работнику работодателем, не могут рассматриваться в качестве налогооблагаемых доходов физического лица.

Так, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 года по делу №А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что на основании положений главы 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход физического лица, подлежащий налогообложению, не включаются: