Читаем без скачивания Встань с дивана! Как создать свой бизнес и стать независимым - Сергей Лысов

Как-то ко мне на дачу приехал племянник, и мы с ним договорились, что в обмен на уборку территории я ему выделю деньги на вечернюю дискотеку. Мы ударили по рукам, и он принялся за дело. Скоро все было сделано. Я пошел проверить и вижу, что там и там лежит мусор. В общем, работа была с браком. Я ему показываю на это и говорю, что денег не дам. Если бы видели, сколько было обид. «Я убирал этот двор два часа! Это нечестно с твоей стороны!» – говорит племянник. И тут я понял, что неправ. В чем? Конечно же, не в том, что племянник плохо сделал работу, а в том, что я ему не объяснил конечный результат его функции. Какой она могла бы быть? Чистая территория двора! Не подметание, а чистая территория двора. Если бы договоренность наша лежала в этом аспекте, результат был бы налицо, но такой договоренности я не сделал, и это было моей ответственностью. Потому что определение конечных результатов сотрудников или просто людей на улице – это и есть главная функция менеджера, касается ли это организации свадьбы, банкета или митинга.

Теперь перейдем к теории.

Описание функций

Ниже дается перечень всех штатных единиц в составе трех элементов – должность, функция действия и конечный результат этой функции. Используйте это в своей деятельности, вплоть до отношений с детьми или супругом. Но и, конечно, в вашей деловой активности. Можете это оформить в виде трудового контракта или учредительного договора, а можете просто записать на клочке бумаги или в своих блокнотах.

Жирным шрифтом будут выделены конечные результаты функций. Их будет два вида. Один – это КР всего департамента. Другой вид – это КР составных функций департамента. Деление на составные части не имеет предела. Все зависит от структуры вашего бизнеса (компании, проекта, мероприятия). Но здесь мы остановимся только на двух видах.

Департамент II. Управление общими делами

КР – продуктивно работающие сотрудники, которые знают свои обязанности, обязанности сотрудников соседнего департамента (их функции); все утвержденные руководством функции заняты.

1. Название должности – специалист по человеческим ресурсам (HR). Функция – осуществляет поиск и отбор специалистов. КР – в компании работают самые лучшие специалисты; вакантные должности отсутствуют.

2. Название должности – секретариат (секретарь). Принимает и передает информацию. Информация доставлена по назначению. Примечание. В состав этого отдела входит функция системного администратора. Его функция – обслуживает компьютеры. КР – компьютеры работают.

3. Название должности – аналитический отдел. Функция – собирает и анализирует показатели (количество полученных сотрудниками конечных результатов).

КР – фиксация и анализ причин сбоев в работе отделов и сотрудников в части предоставления ими соответствующего конечного результата.

Все три вышеназванные функции (HR, секретариат, аналитический отдел) находятся в ведении начальника этого департамента, то есть этот начальник отвечает за то, чтобы указанные функции выполнялись. Однако, он редко их выполняет лично. Задача начальника управлять теми сотрудниками, на которых возложено исполнение этих функций и достижение конечных результатов. Исключение: специалист болен; сложная или чрезвычайная ситуация.

Департамент III. Управление маркетингом (продвижением продукта компании, деловой активности)

КР – объем продаж продуктов компании создает такой валовой доход компании (доход без учета издержек, налогов и расходов), который всегда больше, чем ее фактические расходы. Примечание: для некоммерческих организаций (фонды, проекты, семинары, мероприятия) КР этого департамента будут имущественные ценности, передаваемые спонсорами и меценатами.

1. Название должности – специалист по маркетингу. Функция – разрабатывает и проводит маркетинговые мероприятия. КР – продукт компании известен на рынке и вызывает интерес.

2. Название должности – специалист по рекламе. Функция – организует рекламу, проводит работу по разъяснению полезных свойств продукта. КР – покупатель заинтересован продуктом; понимает, в чем ценность продукта лично для него. Примечание: название должности обычно подбирается исходя из специфики.

3. Название должности – специалист по продвижению. Функция – телефонные продажи; продажи рассылками, письмами. КР – продукт компании (товары, работы, услуги) продан действующему клиенту (его обязательства по оплате продукта наступили).

Департамент IV. Управление финансами (бухгалтерия)

КР – деньги и другие финансовые источники, необходимые для создания продукта компании, есть.

1. Название должности – специалист по контролю за возвратом денежных средств. Функция – ведет учет сроков возврата и проводит работу с должниками компании. КР – все деньги по обязательствам перед компанией собраны.

2. Название должности – специалист по финансовому планированию и оплатам расходов компании. Функция – разрабатывает финансовые планы на каждый месяц и осуществляет проплаты по долгам компании.

КР – кредитоспособность (доверие кредиторов) компании на хорошем уровне. Примечание. Обратите внимание! КР этой функции состоит не в том, чтобы безропотно рассчитаться со всеми кредиторами (так никто не работает и не верьте, если кто-то будет настаивать на обратном). КР этой функции состоит в том, чтобы кредиторы были довольными. Эти две позиции – не одно и тоже. Известная поговорка, что долги отдают только трусы, не только язвит, но и содержит намек на скрытые и не совсем этичные реалии. КР этой функции: «Кредиторы довольны»! А вот как это делается, – это уже вопрос профессиональной компетентности начальника этого департамента (финансового директора).

3. Название должности – бухгалтер. Функция – составляет и передает в контролирующие органы необходимые отчеты; ведет учет всех активов компании; организует работу склада. КР – все активы компании учтены и сохранены, налоги рассчитаны в соответствии с законами.

Департамент V. Управление производством

1. КР – продукция произведена в соответствии с технологией и передана в руки покупателя. Примечание: эта должность в разных видах деятельности называется по-разному: начальник производства, главный инженер, главврач, творческий руководитель, арт-директор, шеф проекта и т. п.

2. Название должности – специалист по планированию производства продукта. Функция – рассчитывает, сколько необходимо сделать продукта (товаров, работ, услуг), исходя из существующих человеческих ресурсов и максимальной производительности труда; создает техническую документацию, в соответствии с которой производится продукт (товар, работа, услуга). Примечание. Под понятием «техническая документация» подразумевается чертеж, схема действий, план работы или другая архитектура действия, в соответствии с которой должен действовать тот, кто будет производить продукт компании (готовить яичницу в кафе, разрабатывать договор в юридическом отделе, шить костюм или собирать агрегат в цехе). КР – все сотрудники загружены, и никто не простаивает.

3. Название – специалист по снабжению. Функция – обеспечивает процесс производства продукта компании всем необходимым (транспорт, сырье, информация, связи, ремонт и обслуживание оборудования, канцтовары, электричество, тепло и т. п.). КР – все, что необходимо для производства продукта (товара, работы, услуги), имеется.

4. Название должности – технический специалист (врач, юрист, сборщик мебели, плиточник-облицовщик, каменщик и т. п.). Функция – непосредственно или совместно с другими специалистами производит продукт компании (товары, работы, услуги). КР – продукт (товар, работа, услуга) изготовлен в соответствии с технологией и технической документацией и готов к передаче покупателю.

Департамент VI. Управление качеством

КР – все сотрудники хорошо обучены своим функциональным обязанностям; обратная связь с клиентом установлена и поддерживается.

1. Название должности – специалист по контролю за качеством. Функция – осуществляет контроль качества изготовленной единицы продукта (ремонт квартиры или участок стройки, подготовленное исковое заявление, собранное металлопластиковое окно); контроль соблюдения технологии продукта при изготовлении продукта. КР – брак обнаружен; несоответствие производства продукта технологии обнаружено.

2. Название должности – специалист по обучению персонала. Функция – проводит обучение новых сотрудников; организует повышение квалификации сотрудников. КР – все сотрудники компании (любой другой деловой активности) обучены своим функциональным обязанностям (знают и умеют).