Особенности проведения традиционных и виртуальных совещаний
Традиционные совещания проводятся с участниками проекта, когда необходимо непосредственное общение для решения различных задач. Виртуальные совещания проводятся в тех случаях, когда непосредственное общение и присутствие всех участников в одном месте не требуется. Существует ряд особенностей форм проведения совещаний, которые необходимо учитывать при планировании коммуникаций и взаимодействий в проекте (табл. 11.3).
Порядок подготовки и проведения совещаний следующий:
• подготовка (график, повестки, сбор и оформление материалов, презентации, чек-лист, помещение и оборудование);
• проведение (роли, протокол, принятие решений, сроки, ответственный);
• исполнение решений (протокол, материалы, отчеты по исполнению);
• контроль исполнения решений (сроки, ответственный, форма контроля).
Менеджеру проекта важно соблюдать данный порядок.
Пример. Совместное российско-австралийское предприятие: виртуальные еженедельные совещания в режиме скайп-конференции.
• Не было единой повестки дня, и каждый говорил о своем, о «наболевшем».
• Не был выделен человек, который бы вел собрание, поэтому все старались высказать свое мнение, перебивали друг друга.
• В процессе два или несколько человек начинали говорить одновременно, а разговор по Интернету имеет такую особенность: пока один говорит, нужно время (в пределах секунд) на то, чтобы дослушать, и только после этого можно говорить следующему.
• Среди участников были люди, не знавшие английского, и то, что говорили иностранцы, им было непонятно. Те же, кто говорил на обоих языках, переводить не успевали.
• Не фиксировали то, о чем удалось договориться, т. е. итоги совещания.
• То, о чем договорились, не выполнялось и оставалось просто «на словах».
• На следующем совещании все повторялось – возвращались к тому, что не сделано, плюс наслаивались новые оперативные задачи.
Таблица 11.3
Особенности форм проведения совещаний
Правила проведения виртуальных совещаний.
• Приглашение на совещание высылается всем участникам, ответ о принятии/отклонении приглашения высылается организатору через Outlook.
• Все участники обязаны начинать вовремя. Подключение к Интернету, настройки и тестовые звонки осуществляются участниками заранее, ДО начала совещания.
• Во время совещания строго придерживаться повестки.
• Будьте профессиональны, вежливы, слушайте не перебивая. Говорите по очереди.
• Организатор совещания (meeting organizer) отвечает за соблюдение временных рамок и регламента, и только он имеет право перебить и остановить участника, чтобы передать слово следующему.
• Для каждого совещания организатор совещания готовит повестку, протокол и обеспечивает рассылку всем участникам.
• По получении протокола все участники обязаны согласовать: принять или внести свои предложения, дополнения и замечания и выслать организатору, после чего организатор обязан выслать согласованный протокол участникам для исполнения.
• Решения согласованного протокола являются обязательными к исполнению всеми участниками совещания.
Подготовка и проведение совещаний
На этапе подготовки совещаний необходимо выполнить следующие шаги:
• определить цель совещания;
• тщательно продумать перечень участников;
• заранее оповестить всех участников;
• разработать повестку дня с указанием тем и времени выступлений;
• предварительно распространить среди участников повестку и материалы.
Можно заранее разработать чек-лист, с помощью которого в процессе подготовки отмечать выполненные задачи и следить за тем, чтобы ничего не упустить.
Существует несколько правил проведения совещаний:
• начинать вовремя, даже если присутствуют не все участники;
• назначать ответственного за регламент;
• вести протокол совещания;
• если нет полномочных лиц, снимать вопрос с обсуждения;
• подводить итоги, формировать перечень мероприятий с ответственными и сроками;
• заканчивать всегда вовремя;
• отслеживать исполнение решений.
По итогам совещания необходимо выполнить следующие шаги:
• подготовить протокол совещания: ключевые моменты и принятые решения;
• разослать протокол всем заинтересованным сторонам, в отдельных случаях – ознакомить под роспись;
• проинформировать членов команды, которые не смогли присутствовать;
• внести соответствующие изменения в документы проекта, ознакомить с ними все заинтересованные стороны.
11.5. Разработка плана коммуникаций и взаимодействий
Итак, по завершении всех вышеперечисленных работ менеджер проекта может разработать план коммуникаций проекта. План коммуникаций – это основной документ, где закрепляются участники проекта в роли отправителя и получателя информации, все информационные потоки и формы, в которых коммуникации совершаются.
Основные разделы плана коммуникаций и взаимодействий (табл. 11.4).
• отправитель;
• получатель;
• средство коммуникации (что передаем – например, письмо, отчет и т. п.);
• частота (периодичность);
• способ коммуникации (как, посредством чего – например, по электронной почте, по телефону, по почте и т. п.);
• ожидаемый результат/сроки.
Таблица 11.4
Пример возможной формы плана коммуникаций и взаимодействий
Резюме
Таким образом, управление коммуникациями – это одна из функциональных областей или областей знаний в проектном менеджменте. Для успешной реализации проекта необходимо знать основные типы коммуникаций, правильно выстраивать процессы прохождения информации от одного участника к другому, определять и подбирать соответствующие средства передачи информации, в том числе информационные системы и программные продукты. Особое внимание менеджер проекта должен уделять такой форме коммуникаций, как совещания. При управлении коммуникациями в проекте важно учитывать особенности организации, интересы всех стейкхолдеров проекта, планировать методы и средства коммуникаций и взаимодействий и по завершении проекта фиксировать полученный опыт для последующих проектов.
Ключевые термины
