• ежемесячная оплата услуг (плата за квартиру, за телефон, за Интернет и т. п.);
• планирование поездки (покупка билетов, бронирование гостиницы);
• сбор вещей в дорогу;
• план тренировки;
• переустановка программного обеспечения на компьютере;
• плановое техобслуживание автомобиля (заказ времени, список вопросов к мастеру, наличие гарантийной книжки).
Чек-листы хорошо освобождают голову от необходимости помнить множество деталей. По мере того как вы начнете пользоваться чек-листами, вы почувствуете, насколько спокойнее станет ваша жизнь. Уйдет много суеты. Суета – это следствие попытки помнить все. Поскольку помнить все невозможно, вы постоянно что-то забываете, возвращаетесь, переделываете, нервничаете.
Контрольные чек-листы
Есть полезная разновидность чек-листов – контрольные чек-листы. Они используются в том случае, когда вы не делаете работу, а проверяете ее.
В этом случае требования к чек-листу немного меняются:
• пункты контрольного чек-листа описывают требуемый результат;
• каждый пункт включает глагол в прошедшем времени (проверен, открыт, выключен…).
Например, если вы вызывали сантехника, то контрольный чек-лист может выглядеть так:
Удобнее, когда этот чек-лист есть у вас в телефоне. Тогда после того, как сантехник скажет, что все готово, вы достанете телефон и быстро проверите каждый пункт.
Порядок на рабочем столе
Структурировать можно любую область вашей жизни. Важно помнить, что ваш рабочий стол оказывает сильное влияние на производительность работы. Если стол завален бумагами и вы каждый раз вынуждены что-то искать, то львиную долю времени вы будете тратить впустую.
В моей практике был случай, когда главный бухгалтер навела порядок на столе и обнаружила… давно пропавшую пишущую машинку.
Если вам нужно навести на столе порядок, не нужно принимать решение по каждой мелочи отдельно. Вы делаете некоторую классификацию, например «канцелярия, расходники, сувениры», и принимаете решение о связях по группе сразу. Например, канцелярия нужна под рукой, поэтому все, что относится к канцелярии, на столе остается. Расходники убираются в шкаф. Сувениры не нужны, их можно выбросить.
Если у вас что-то кончается, не бегите сразу это покупать. Заведите файлик с названием «Канцелярия». Видите, что бумага кончается, – запишите: «Купить бумагу». Потом видите, что скрепок маловато, – добавьте запись про скрепки. А потом сразу закупите все, что написано в листке.
Общие принципы обеспечения порядка на столе:
• чем меньше предметов на столе, тем лучше. Каждый предмет отвлекает ваше внимание;
• чем чаще вы пользуетесь каким-либо предметом, тем ближе он должен к вам лежать;
• как только закончили проект, уберите в шкаф все, что с ним связано;
• наведение порядка на столе сделайте регулярной процедурой.
Возможно, вы считаете порядок на столе не очень важным моментом. Но на самом деле каждый предмет и каждая бумага забирает часть вашего внимания и добавляет себя в подсознание. То есть чем больше предметов на вашем столе, тем больше лишних мыслей у вас появляется. Отсюда следствие – чем больше беспорядка, тем меньше вы способны думать. Кроме того, нужно придерживаться правила: каждая вещь лежит на своем месте. Мозг устроен так, что в первую очередь он смотрит на отличия. Поэтому если рабочий стол всегда выглядит одинаково, он меньше отвлекает на себя внимание. Чем больше перестановок, тем больше вы отвлекаетесь.
Порядок в идеях
Именно на этапе структурного мышления вы можете начать проверку любых идей, которые определяют вашу жизнь. Например, вам приходит мысль открыть свой бизнес. Вопрос: получится ли у вас?
Так как вы раньше этого не делали, вы будете испытывать сомнения. Скорее всего, окружающие тоже будут говорить, что у вас ничего не выйдет. Вот здесь самое время применить структурное мышление. Поищите биографии успешных предпринимателей и посмотрите, как они начинали. Выявите общие закономерности.
Самое важное – это грамотное и последовательное продумывание всех сторон того, что вы собираетесь сделать.
Хороший ход – разговор с успешными предпринимателями. Тоже узнаете много интересного. Я даю на своих курсах такое задание: «Поговорите с владельцами бизнеса о том, как они привлекают клиентов».
Из отчета:Я работаю по найму, но поскольку сейчас праздники, решила так: поговорю со знакомой о ее магазине одежды. Магазин небольшой, но очень приятный. Я уже давно его посещаю. Сама хозяйка (я знала ее еще до открытия магазина) имеет хороший вкус. Ей важно не продать побольше, а сделать приятно каждому покупателю. Много раз наблюдала, как от нее выходили счастливые покупательницы – даже на их неспортивные фигуры она подбирала одежду, которая их преображала.
Пошла я к ней за покупками, заодно решила задать вопрос о привлечении клиентов. Должна заметить, что ни страха, ни сомнений не было, просто я ожидала, что она отшутится и не станет как-то серьезно это обсуждать.
В итоге она чуть ли не бизнес-план для меня нарисовала, постоянно повторяя:
– Давно тебе нужно работать на себя!
Я пыталась перевести разговор на ее бизнес и ее клиентов, а она щебетала:
– Знаю-знаю, зачем интересуешься! Начинай и не сомневайся! Я помогу!
Что обычно сильно удивляет тех, кто выполнил это задание? То, что ответы, которые дают бизнесмены, очень просты. Люди часто пишут, что даже не подозревали, что делать бизнес может любой.
Из отчета:Долго искала, с кем поговорить, и наконец-то нашла, поговорила с человеком, с которым работаем вместе, но у него еще и свой бизнес (начинающий).
• Меня удивило, что он охотно говорит о привлечении клиентов, о самом бизнесе, что он уже записал меня в тех, кто будет привлекать клиентов в его бизнес, и практически сделал мне деловое предложение (предложил процент), очень удивило, что он не спросил, с какой целью я интересуюсь его бизнесом и методами привлечения клиентов (конечно, играет роль то, что мы давно знаем друг друга – учились вместе в колледже), но я считаю это опрометчивым моментом (меня это очень удивило).
• Я не понимала того, что это так просто, что человек в этом очень заинтересован и ухватится за любую возможность увеличения потока клиентов любым способом (легальным).
• Больше всего из разговора мне понравилось, что он рассказал о своем бизнесе в деталях, что мы решили продолжить сотрудничество и договорились о продолжении разговора на эту тему, что он зацепился за меня, а значит, доверяет и верит в мои силы.
Хочу (обязательно поговорю) поговорить на эту тему еще с кем-нибудь (с кем я лично не знакома).
А это раззадоривает и подталкивает к общению с людьми, которые занимаются бизнесом, да и своим бизнесом заняться хочется.
Очень интересно, как пройдет встреча.
Благодарю за то, что разбудили интерес, прежде всего к общению с людьми.
Ушел страх перед общением о бизнесе (а ведь они такие же люди, как и я – и чего я боялась?). Повысилась самооценка.
Обратите внимание, сколько пользы принес один только разговор.
Порядок в отношениях
Другой пример связан с отношениями. Если вы внимательно начнете анализировать ваши отношения с людьми, то заметите интересную вещь. Ваши отношения удивительно повторяются. Вы можете сменить коллектив, но если вас уважали в старом коллективе, то будут уважать и в новом. И наоборот, если вас недолюбливали в одном месте, будут недолюбливать и в другом.
Очень часто женщины, которые развелись из-за пьянства мужа, снова выходят замуж за алкоголиков.
Это трудно заметить, потому что всегда проще возложить вину на других людей. Часто можно слышать фразы:
• «Мне завидуют».
• «Под меня копают».
• «Обо мне распускают сплетни».
Потом человек меняет место работы, и все повторяется. Вот здесь и нужно выявить общую причину – и она находится в вас.
Очень ценная информация для анализа содержится в любом скандале или выяснении отношений. Подумайте, почему скандал начался? Кто был зачинщиком? Чего он добивался? Почему вы стали возражать? Чем закончился скандал?
