Команда проекта должна определить участников, их нужды и ожидания, и впоследствии управлять проектом и влиять на эти ожидания для достижения успеха проекта.
6.2. Жизненный цикл проекта
Каждый проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые именуются процессами управления проектом.
Жизненный цикл проекта
Ключевые участники любого проекта:
– Организации, выполняющие проекты, обычно разбивают их на несколько фаз. Вся совокупность фаз носит общее название «жизненный цикл проекта».
– Каждая фаза характеризуется достижением одного или нескольких результатов. Результат – это измеримый продукт работы.
– Каждая фаза обычно разбивается на отдельные работы, чтобы обеспечить наилучшую управляемость.
Различают жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Например, проект разработки нового автомобиля – это лишь одна фаза жизненного цикла продукта «автомобиль».
Не существует единого общепринятого определения состава жизненного цикла проекта. Каждый раз он существенно зависит от специфики конкретного проекта и даже опыта его участников.
Рис. 6.2.1. Основные фазы жизненного цикла проекта
В качестве примера представления схемы жизненного цикла проекта можно сослаться на стандарт PMI (15), в котором выделяются четыре основные фазы (рис. 6.2.1):
– начало, инициирование, структурирование;
– разработка;
– реализация;
– завершение.
Каждая фаза проекта характеризуется достижением одного или нескольких результатов.
Результат – это измеримый продукт работы, например анализ осуществимости (от англ. feasibilitystudy), детальный проект или рабочий прототип.
Результаты, а значит, и фазы проекта, являются элементами последовательной логики, разработанной для правильной реализации проекта.
Завершение фазы проекта обычно связано с анализом основных результатов и хода исполнения проекта для того, чтобы:
– определить, следует ли продолжать выполнять проект;
– обнаружить и наиболее эффективно исправить допущенные ошибки (такой анализ обычно называют «выходом фазы»).
Каждая фаза может разбиваться на отдельные работы, чтобы обеспечить наилучшую управляемость. Большинство таких работ относится к основному продукту фазы, и название фазы обычно соотносится с названием этого основного продукта (требования, проектирование, строительство и т. д.).
Обычно результаты предыдущей фазы утверждаются перед началом исполнения последующей. Однако иногда, когда риски не слишком велики, последующие фазы начинаются еще до завершения предыдущих. Такая практика наложения фаз называется «скоростным проходом проекта» (от англ. fast tracking).
Описания фаз жизненного цикла проекта могут быть очень общими или, наоборот, детальными, включающими входные и выходные формы документов, графики, контрольные формы, процедуры. Такой детальный подход называют «методологией управления проектами». Описание методологии дается в Положениях об организации и управления проектом.
Справочно
Рассматривая вопросы организации отдельного проекта полезно правильно позиционироваться по отношению к двум сложным областям проектно-ориентированной деятельности – мультипроектному управлению и организации проектно-ориентированных бизнесов компании. Ключевые фокусировки задач в отмеченных областях приведены на рис. 6.2.2.
6.3. Детализация фаз проекта
При разделении проекта на компоненты следует помнить о принципе относительности системных понятий. Так, например, понятие жизненного цикла проекта может применяться и к отдельным подпроектам проекта. Или, в зависимости от определения жизненного цикла проекта, анализ осуществимости может рассматриваться либо как фаза проекта, либо как отдельный проект.
Каждый раз при реализации конкретного проекта полезно иметь описание основных фаз его реализации. Характерный пример представления состава основных фаз проекта может выглядеть так.
Инициирование.
– Предварительное обследование;
– определение основного содержания проекта;
– задание целей, задач, результатов проекта;
– анализ окружения проекта;
– определение потенциальных участников;
– выделение критических факторов проекта;
– определение и сравнительный анализ альтернатив;
– представление предложений, их апробация и экспертиза;
– утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
Разработка.
– Назначение руководителя проекта;
– формирование команды проекта;
– установление деловых контактов и изучение целей, мотивов и требований ключевых участников проекта;
– развитие концепции и разработка основного содержания и плана проекта;
– организация выполнения базовых проектно-конструкторских и опытно-конструкторских работ по проекту;
– разработка системы управления проектом, в том числе:
– бизнес-процессов, образующих проект;
– организационной структуры и модели ответственности;
– детальных процедур функционирования системы управлениям проектом;
– детальных процедур бюджетирования проекта;
– порядков взаимодействия с внутренней и внешней средой компании;
– системы мотивации команды проекта;
– представление и защита плановой и проектной документации, получение одобрения для следующей фазы.
Реализация.
– Организация выполнения планов работ;
– организация и проведение торгов на поставки оборудования и комплектацию проекта;
– полный ввод в действие системы управления проектом и системы стимулирования его участников;
– ввод в действие информационных систем проекта;
– ввод в действие, при необходимости, системы накопления знаний по результатам исполнения проекта;
– ввод в действие системы оперативного планирования работ;
– ввод в действие способов коммуникации участников проекта;
– запуск системы оперативного контроля за ходом выполнения работ;
– детальное проектирование и разработка технических спецификаций;
– организация и управление материально-техническим обеспечением и комплектацией;
– выполнение операций, предусмотренных проектом;
– оперативный контроль и регулирование хода выполнения работ;
vпланирование процесса завершения.
Завершение.
– Эксплуатационные испытания продуктов проекта;
– подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта (продуктов);
– подготовка документации по разрабатываемым объектам проекта;
– сдача объекта заказчику и ввод его в эксплуатацию;
– оценка результатов проекта и подведение итогов;
– подготовка итоговых документов;
– закрытие работ и проекта;
– реализация оставшихся активов проекта;
– передача результатов проекта в базу знаний организации;
– мотивация участников по результатам проекта;
– создание у участников проекта продуктивной мотивации на будущее;
– реформирование команды проекта.
6.4. Усилия, необходимые для реализации фаз проекта
Если просуммировать усилия, затрачиваемые на каждой фазе проекта, то в конечном итоге каждой из последовательных фаз проекта соответствует свой уровень суммарных усилий, затрачиваемых командой проекта. Качественная иллюстрация распространенной оценки распределения уровня суммарных усилий по фазам проекта показана на рис. 6.4.1.
Рис. 6.4.1. Распределение усилий по фазам проекта
Если спроецировать жизненный цикл проекта на ось «Уровни принятия решений», то полученная кривая зеркально отобразит кривую графика, построенного в координатах «Время – Усилия» (рис. 6.4.1). Так, на рисунке 6.4.2 видно, что в момент зарождения проекта его судьба решается на самом высоком уровне. По мере развития событий уровень принятия решений последовательно понижается до команды проекта, и только на завершающем этапе к делу снова подключаются более высокие уровни управления.
Рис. 6.4.2. Распределение уровня принятия решений по фазам проекта
6.5. Проектные практики
– Стоимость и число участников на старте проекта невелики, возрастают к середине и уменьшаются перед завершением проекта.
– Вероятность успешного завершения проекта на старте наименьшая, а проектные риски наибольшие.
– Вероятность успешного завершения проекта возрастает по мере его исполнения и снижения различных факторов риска.
– Способность заказчика повлиять на результаты и стоимость проекта наивысшая на старте и уменьшается по мере исполнения проекта.
