• Меры по минимизации издержек в каждом случае будут свои. Но все они сводятся к стратегическим основам грамотного управления процессами. Например, для деловых контактов надо ввести систему запросов и подтверждений. При обсуждении вопросов (на собраниях, деловых встречах и т. п.) или оглашении сведений (во время докладов на конференциях) регистрировать информацию с помощью секретаря-референта, диктофона, видеокамеры. По результатам коммуникации резюмировать достигнутые соглашения и договоренности; итоговую информацию доводить до сведения всех участвовавших сторон.
• При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приемов делать эту коммуникацию более четкой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т. д.).
Все эти меры можно обозначить понятием информационный этикет или более будничным словосочетанием – информационная аккуратность.
Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов
Когда простой продукт имеет…
«Шаг четвертый» мы посвятили участникам информационного обмена. «Шаг пятый» и «Шаг шестой» будут посвящены его продуктам – то есть документам в самом широком смысле этого слова: текстам, речам, докладам и т. д. Во-первых, нам нужно научиться оценивать эти продукты, чтобы понимать, что перед нами – сплав высшей пробы или просто блестящий слиток, лишенный ценности. Об этом – «Шаг пятый». Во-вторых, нам нужно научиться создавать качественные информационные продукты. Этим в большей степени мы будем заниматься в «Шаге шестом».
Получаем ли мы документы извне или создаем их сами, хотелось бы, чтобы о компонентах нашего информационного фонда всегда можно было сказать словами из «Евгения Онегина»: «…не нужно золота ему, когда простой продукт имеет».
Качественный анализ информации
…И что такое плохо
Хороший информационный продукт оценить сложнее, чем плохой. Когда с документом (речью, журналом, телепередачей и т. д.) что-то не в порядке, мы сразу это чувствуем – несовершенство бросается в глаза. А когда все хорошо – и даже когда все замечательно, – мы просто получаем удовольствие, принимая это как должное.
Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчета. Ниже мы разберем простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП – она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:
Ф – форма представления информации;
Т – точность информации;
О – оперативность информации;
П – полнота информации.
Качественный документ не вызывает претензий ни по одному из этих параметров.
Форма представления информации. Этот параметр намного важнее, чем может показаться на первый взгляд. Весь «Шаг первый» этой книги (оформление визитки, подписи к электронным письмам и т. д.) мы обсуждали частные случаи этого понятия. Но все частности можно обозначить и другим емким понятием – соответствие информационного продукта отраслевым стандартам.
Например, каждый, кто писал диплом (и тем более диссертацию), знает, что форма таких документов четко задана и ее нарушение карается оценивающими экспертами. А все потому, что эти эксперты работают «на потоке» и не могут себе позволить вылавливать крупицы ценных сведений по всему тексту диплома, даже если они там есть.
Тот, кто ощущает себя не в своей тарелке из-за непонимания «птичьего языка», на котором происходит документооборот или живое общение в организации, просто еще не освоил ни отраслевого словаря, ни правил оформления информационных продуктов.
Тот, кто хотел посмотреть новостную программу или прочитать новостное издание, а получил вместо этого набор ангажированных мнений, раздражается именно из-за несоответствия передачи либо издания заявленному формату, в данном случае – новостному.
Помните про параметр «форма представления информации». В особенности когда создаете информационные продукты. «Переводите» сложные объяснения на понятный адресату язык. Или, напротив, придерживайтесь строгой стилистики деловых писем. Устроившись на новую работу, оперативно осваивайте отраслевые стандарты оформления (если вы встраиваетесь в систему) или внедряйте их (если вы управляете этой системой либо оптимизируете ее).
Точность информации. Казалось бы, комментарии тут излишни, но на самом деле ответственному информационному работнику нужно помнить о точности постоянно.
Во-первых, мы слишком много фактов принимаем на веру. В особенности если эти факты опубликованы в СМИ – печатное слово по-прежнему обладает силой. Но, будучи напечатанными, цифры не становятся более надежными.
Можно и нужно проверять если не всю важную информацию, то хотя бы некоторую часть ее. Если в ваши руки попала таблица со значениями, возьмите калькулятор и перемножьте сами пару цифр. Если кто-то в своем письме ссылается на какой-либо закон (распоряжение, приказ и т. п.), изучите упомянутый пункт закона (в Интернете сегодня можно найти практически любой официальный общественный документ). Если кто-то говорит, что «Иван Иванович так считает», иногда стоит уточнить у самого Ивана Ивановича.
Вскрывать неточности в информации часто помогает сопоставление версий одного и того же события. Если в двух уважаемых источниках вы обнаруживаете разночтения, это дает вам повод обратиться с вопросами к обоим авторам. Теоретически ситуация от этого должна проясниться: одно из мнений вы подтвердите, второе опровергнете, а заодно сделаете на будущее вывод о степени надежности обоих источников. На практике, увы, ситуация часто лишь запутывается еще больше, так как ни одному из утверждений вы теперь не можете доверять в полной мере. К тому же редакции газет вряд ли будут утруждать себя ответами на ваши запросы. Но в Интернете сегодня большинство статей можно сопровождать комментариями, и многие авторы, отвечая на них, проясняют спорные моменты. В любом случае вскрывать неточности в информации всегда полезно, хотя и не всегда приятно. Ведь даже если у нас нет шансов узнать горькую правду, это не повод довольствоваться сладкой ложью.
Ну и, естественно, сами мы должны следить за точностью выдаваемой информации. Испортить свою репутацию надежного информационного партнера (или источника) намного проще, чем заработать ее.
