работ, организационная структура проектной команды и смета (бюджет).
Также любой проект имеет свой жизненный цикл, состоящий из четырех фаз: инициация, подготовка, реализация и завершение (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Жизненный цикл проекта
Этап 1. Инициация проекта
Во многом эта фаза жизни вашего бизнес-проекта имеет критическое значение, поскольку все последующие фазы определяются принятыми на этом этапе решениями и тогда же взятыми обязательствами.
Что делать на этапе инициации проекта? Все просто!
• Если вы заказчик, ищите руководителя проекта.
• Если вы руководитель, ищите заказчика.
• Опишите стейкхолдеров (участников, заинтересованные стороны) проекта, их интересы. Установите отношения с ними.
• Обдумайте идею проекта и сформулируйте идеальный конечный результат, проблемы и противоречия.
• Формализуйте предварительную матрицу проекта.
• Инициируйте создание проектной команды.
• Уточните с заказчиком и командой план работ на этапе подготовки проекта.
Разберем более детально два вопроса: работу с интересами стейкхолдеров и формализацию матрицы проекта. Ожиданиями и восприятием стейкхолдеров можно и нужно управлять, добиваясь их удовлетворенности. Что это такое?
Удовлетворенность = Восприятие состояния – Ожидания.
Восприятие – это то, как мы оцениваем и субъективно истолковываем текущую ситуацию в проекте. Ожидания – то, на что мы надеялись и что предполагали в результате проекта.
Здесь вы скажете: «Какие стейкхолдеры? Какие ожидания? Есть план, выполняйте». Все так. Но если не осуществлять системно эту важную коммуникацию, то на выходе могут получиться разные «cобачки». Что это значит? Представьте собачку. Представили? Какие есть варианты? Уверен, что их множество: маленькая белая болонка, чау-чау с синим языком, умная овчарка… а кто-то наверняка подумал о значке.
Забавно. Задача стояла одна и та же, а выполнили ее по-разному. Потому и нужна работа с ожиданиями и восприятием участников проекта.
Теперь подробнее о предварительной матрице проекта. Выглядит она так, как показано в табл. 4.2.
Таблица 4.2. Предварительная матрица проекта
Кейс № 6. Пример составления матрицы
Разберем на примере – медицинском. Вы заболели. Плохо, конечно, но бывает.
Самое простое – начать с симптомов. Насморк, кашель, болит горло. Заполняем соответствующий раздел. Предварительная причина симптоматики – вы подхватили вирус. А это повод начать проект под названием «Стань здоровым!». Заполняем раздел «Эффект». Раздел «Эффект» и раздел «Действие» непосредственно связаны с целью вашего проекта.
Какие же действия необходимы для желаемого эффекта? Пойдем по стандартной схеме: покой, вызов врача, пьем лекарства, ожидаем заботы от родных и близких. Чтобы реализовать этот несложный проект (в надежде, что вы не очень серьезно заболели), вам все равно необходимы ресурсы: свободное время – чтобы спокойно полежать, финансы – чтобы купить лекарства, родные – чтобы о вас заботились, в конце концов, телефонная связь – чтобы вызвать врача.
Итак, проект практически запущен. Что же может помешать его реализации? Отсутствие ресурсов? Неправильная оценка сроков? Низкая квалификация врача, который неверно поставил диагноз? Анализируем наиболее вероятные риски. Ищем варианты минимизации (исключить риски нельзя). Начинаем думать над сценарием «А что все-таки делать, если через три дня я не поправлюсь» (табл. 4.3).
Таблица 4.3. Матрица проекта: здоровье
Заполнять подобную матрицу можно в любой последовательности. Главное – результат: понимание предварительной картины проекта и согласование ее с основными стейкхолдерами. Например, с заказчиком.
Попробуем на примере запуска онлайновой бизнес-школы. Это первый этап реализации нашей бизнес-идеи по запуску IT-компании.
Здесь я могу посоветовать пользоваться майнд-картами. Суть их в следующем. Вы визуализируете свои мысли, выстраивая их в определенные логические цепочки от общего к частностям. В центре находится основной объект, и уже от него вы начинаете «разматывать» свои идеи, фиксируя все, что приходит в голову, и эта дополнительная визуализация катализирует мыслительные процессы. Можно работать в одиночку, можно с командой. Подходит для подготовки презентации, ведения протокола, декомпозиции цели и задач, составления плана работ и т. д. Можно от руки, но, когда мысль бежит быстро, использование программного обеспечения (я предпочитаю MindJet) более эффективно.
Например, мне назначает встречу губернатор. Я понимаю, что у меня будет 15 минут (эффективного времени), встреча завтра. У меня нет времени разработать и провести качественную презентацию. Тогда я в течение часа формирую майнд-карту и распечатываю ее на листе картона в цвете в нескольких экземплярах. Зачем? Во-первых, у меня времени нет на более подробное описание. Во-вторых, у губернатора времени нет тем более, а тут всего одна страница. В-третьих, для многих это нестандартный ход, он запоминается. Опять же визуальный образ и структура. Ну и последний вопрос – зачем на картоне и в цвете? На картоне – чтобы дольше хранилась. В цвете – чтобы легче найти. Вот такие небольшие хитрости.
Итак, мы составили первичную карту, сохранили, закрыли, забыли. Потом снова открыли, внесли корректировки, дополнения, изменения. В этот живой документ можно постоянно добавлять новые мысли. В итоге получится некая логическая схема. Например, такая, как на рис. 4.2. В качестве основы неплохо.
Рис. 4.2. Майнд-карта
Программный продукт MindJet, который использую я, позволяет при необходимости все это быстро перевести в тексты и таблицы (табл. 4.4). Вообще, при формировании документов (например, должностных инструкций, описания корпоративных стандартов и бизнес-процессов) полезно использовать несколько типов визуализации: таблица, текст, схема, инфографика, видеоряд, комикс. Об этом мы подробнее поговорим в главе 8.
Таблица 4.4. Карта в табличном формате
Вроде бы все. 12 пунктов. Ясно и понятно. Готовимся и начинаем действовать! Испугались?! Не все так страшно. Степень формализации на самом деле зависит от сложности проекта. Пока стараемся обходиться оптимальным набором документов и действий. Задача на данном этапе – сформировать навыки. Поэтому рассмотрим минимально необходимый вариант детализации, то, что придется делать в любом случае.
План + Смета + Коммуникации + Команда + Риски = Подготовка проекта.
Составьте детальный план работ: описание, ответственный, сроки, результат
Типовых документов, которые могут или должны входить в дело проекта, множество. Но, пожалуй, главным и самым полезным остается план работ. Это сердце проектной документации, его основной двигатель. Вариантов его исполнения множество. Рассмотрим самый простой (табл. 4.5).
Таблица 4.5. План работ: форма для заполнения
Теперь попробуйте самостоятельно. Это наброски. Какие-то из них вы уже делали. Например, когда формализовали бизнес-идею в главе 2.
Этап 2. Подготовка проекта
Что делать на этапе подготовки бизнес-проекта? Давайте разберем все шаги по порядку.
1. Сформируйте устав проекта.
2. Опишите жизненный цикл проекта и план работы.
3. Сформируйте иерархическую структуру работ.
4. Опишите содержание
