Да, с помощью телефона вы можете в течение нескольких секунд связаться с кем угодно. Но и другие люди точно так же могут разыскать вас в любой момент. Это обстоятельство может внести хаос в ваши планы и распорядок дня.
Поэтому надо раз и навсегда решить, что телефон предназначен для вашего удобства. Вы должны сами определить, кто и когда может вам позвонить. Если у вас есть секретарь, научите его отсеивать все ненужные звонки. Или используйте автоответчик, чтобы у вас была возможность перезвонить в удобное для вас время.
Не забывайте также, что телефон позволяет другим людям тратить ваше личное время, в том числе и дома. Если вы не примете меры, любой сможет оторвать вас от семейных дел или от отдыха. Не допускайте этого. Проводя время с семьей или друзьями, не подходите к телефону. Используйте автоответчик или голосовой почтовый ящик либо просто отключите телефон. Ваши родные и друзья слишком важны для вас, чтобы отвлекаться от общения с ними на постоянные звонки.
Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: «Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню». Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.
Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется «протокол» состоявшейся беседы.
Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: «Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?» Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.
Эффективная организация труда
Многие наши действия объясняются устоявшимися привычками, но зачастую являются непозволительной роскошью с точки зрения эффективного использования времени. Поэтому тщательно проанализируйте все свои рабочие операции. Можно ли назвать современным ваш метод делопроизводства? Как вы осуществляете финансовый учет? Сегодня существует множество эффективных способов повышения производительности с помощью электронных устройств. У нас появились невероятные возможности быстрой обработки информации, и ими надо пользоваться.
У меня в кабинете стоит компьютер, который позволяет делать самые удивительные вещи и экономить массу времени. Кроме того, находясь в поездках, я пользуюсь мобильными средствами, всю информацию с которых можно моментально передать через модем в главный компьютер. Потрясающая экономия времени!
Но все эти электронные чудеса могут не только сберечь время, но и привести к его непроизводительным затратам. Миллионы людей покупают компьютеры только для того, чтобы поддерживать баланс своих чековых книжек или хранить телефонные номера. Это все равно что купить машину только для поездок к друзьям в соседний дом. Внимательно проанализируйте, как вы используете свою электронную технику. Если у вас сложный бизнес, наймите для помощи специалиста. Помните, что человек не может знать все. Если вы чувствуете, что плохо разбираетесь в каких-то вопросах, не отказывайтесь от помощи.
Задавайте правильные вопросы
Руководя людьми, вы можете сэкономить массу времени, если будете задавать вопросы. Главное, чтобы эти вопросы были по делу. Из поведенческой психологии нам известно, что ничего не бывает без причины. Если возникают какие-то очевидные неполадки, это обычно говорит о том, что в их основе лежит более глубокая, скрытая проблема.
Самый лучший способ добраться до истины заключается в том, чтобы не делать скоропалительных выводов, а задавать вопросы…
Если у Мэри не идут дела с продажами, можно, конечно, прочитать ей лекцию о принципах торговли, но лучше, наверное, спросить у ее непосредственного начальника: «Почему Мэри так плохо продает?» Возможно, он скажет: «Она мало общается с клиентами». В этом случае продолжайте копать дальше: «А почему она не уделяет этому внимания?» – «Потому что поздно начинает рабочий день». На этом можно было бы закончить расспросы и постараться убедить Мэри, что начинать работу надо раньше. Но давайте зададим еще один вопрос: «Почему Мэри поздно начинает работать?» Вот тут-то мы и можем докопаться до истины. Возможно, все дело не в отсутствии дисциплины, а в том, что у нее какая-то личная проблема.
Подлинные причины важных проблем обычно скрыты в глубине. Научившись задавать нужные вопросы, вы сможете быстрее добраться до истины и избежать бесполезных затрат времени.
Четыре способа мыслить в письменной форме
Одно из самых действенных средств, позволяющих умело распоряжаться временем, – это изложение своих мыслей на бумаге. Создать успешный бизнес – это все равно что построить дом. Мало представлять себе общий замысел. Необходимо еще перенести его на бумагу и досконально проверить. У нас в компании существует девиз: ДЕЙСТВУЙ, ИСХОДЯ ИЗ ДОКУМЕНТА, А НЕ ИЗ ИДЕИ.
Чтобы выработать план действий на предстоящий день, необходимо также мыслить в письменной форме. Если вы просыпаетесь утром и начинаете думать, что вам предстоит сделать в течение дня, то это уже слишком поздно. Лучшее, что вы можете предпринять, – это распланировать предстоящий день еще с вечера. А еще лучше в свободное время составить такие планы на следующую неделю и месяц.
Изложение мыслей на бумаге – это творческий процесс, а не просто перечисление дел, которые необходимо выполнить. Существует четыре различных метода, которые следует использовать в планировании.
Дневник
На своих лекциях и семинарах я уделяю много времени необходимости ведения дневника. Я говорю об этом, так как глубоко убежден, что дневник представляет собой незаменимый инструмент построения счастливой жизни.
В дневнике вы можете собирать любую информацию, ставшую вам доступной, и мысли, которые вас посетят. Хорошие идеи порой возникают словно ниоткуда. Может быть, вы услышали в церкви проповедь, которая тронула вашу душу, или прочитали статью, которую можно использовать, а может быть, пока вы сидели за рулем, вам в голову пришла великолепная мысль.
Главное, чтобы все это не потерялось и не забылось. Хорошая идея может изменить вашу жизнь, если вы ее не упустите. Дневник всегда должен быть при вас, где бы вы ни находились.
Журнал проектов
Если вы амбициозный и занятой человек, у вас наверняка есть несколько проектов, над которыми вы работаете и по поводу которых вам приходится общаться с самыми разными людьми. Иногда бизнесмены чувствуют себя жонглерами, которым приходится одновременно подбрасывать в воздух и ловить несколько мячей. Это не так-то просто.
Чтобы постоянно контролировать ситуацию, вам придется завести журнал проектов – обычный блокнот на пружине с разделителями. Если вы работаете с людьми, то каждому из них надо выделить особый раздел, куда будет вноситься вся имеющая значение информация: отношение к работе, данные о семье, цели, сильные стороны, потребности и все остальное, что вы посчитаете нужным. Если речь идет о подчиненных, то это могут быть данные об их производительности, отношении к работе и т. д. Таким образом, когда вам понадобится оценить работу того или иного сотрудника, у вас под рукой будет конкретная информация.
В зависимости от сферы деятельности или профессии вы можете отвести в своем блокноте раздел, посвященный отдельным подразделениям или прорабатываемым проектам. Решение принимаете вы сами. Главное, чтобы все данные находились в одном месте и вы могли их сразу найти, не тратя попусту время на поиск информации в бесчисленных разрозненных папках.
Журнал проектов вполне уместен и в быту…
Например, вы можете отвести в нем раздел для каждого из детей. Вам кажется, что вести досье на детей – это уж слишком? Тогда позвольте спросить: помните ли вы, какие оценки были у вашего ребенка за последние контрольные работы? А если нет, то как же вы будете сравнивать их с предыдущими результатами? Какое школьное мероприятие ребенок просил вас посетить? Вы помните, о чем в последний раз говорили с ним по душам? Что его тогда больше всего беспокоило?
Дело в том, что дети помнят все разговоры с родителями. Мы же, к сожалению, зачастую бываем слишком заняты и невнимательны. Записи в журнале помогут вам не упустить из виду важные вещи.
