скажем ему: «Тренируйся», то он и будет тренироваться, но как он станет это делать, мы не понимаем. Мы просто поставили цель: 10 километров за 40 минут. Вы уверены, что он победит в забеге?
Для полного понимания следует детально разобрать все аспекты, в частности: дыхание, технику, общую физическую подготовку, скольжение лыж. Только тогда мы четко увидим, где можно минимизировать затраты времени, ресурсов и так далее. Этим и занимается тренер.
Это важно
Вопросы эффективности и результативности всегда должны рассматриваться именно в рамках системного подхода.
Вряд ли вы обращаете внимание либо только на то, что человек делает, либо только на то, как он это делает. Основной вопрос состоит в том, каких результатов он добивается.
Всегда оценивайте и действия, и результаты. Действия либо приводят к результату, либо не приводят. Мы с вами понимаем, что любой процесс не является изолированным, это всегда часть системы. Подходя к решению вопросов системно, вы ориентируетесь на результат через действия.
В главе 4 я обращал ваше внимание на то, что стратегия — это цель (добиться определенного результата), а тактика — это способы ее достижения. Если, например, за месяц нам надо продать 10 тонн металла, то следует понять, каким образом это делать. Можно было бы сказать: «А ты продавай каждую неделю по две с половиной тонны». Казалось бы, арифметика проста: десять разделить на четыре. Но она, к сожалению, тут не работает. В данном случае важно понять, насколько эффективно человек совершает действия. Эффективность — это наименьшая затрата усилий с максимальным эффектом. В школе, на уроках физики, мы изучали понятие КПД — коэффициент полезного действия. Это и есть некий измеритель эффективности работы.
Как вычисляется КПД? Полезную работу нужно поделить на затраченную работу и умножить на 100%. Тогда становится очевидно, стремится ли КПД к единице или же к нулю. Третьего не дано.
В повседневной деятельности мы с вами тоже используем КПД. Сколько ресурсов затратил человек на достижение того или иного результата? Тут возникает вопрос: достигнут результат или нет? Предположим, наша задача — выполнить план по продажам, своевременно сдать отчет, привлечь такое-то количество клиентов и пр. Но при этом мы должны оценить эффективность этого результата.
А что, если результат достигнут, а человек загремел в больницу с сердечным приступом? Получается, что план вроде и выполнен, но дальнейшая эффективность стремится даже не к нулю, а к минусу. Как скоро сотрудник поправится? Когда вернется к работе? Выходит, это тоже не результат?
А бывает, что человек все сделал правильно, но результата не добился. Он и письмо грамотно составил, и звонок четко отработал, и встречу должным образом провел — а результата нет. Получается, эффективность его работы на нормальном уровне, а результативность — на нуле. Причины этому есть всегда — и тут вам потребуется серьезный анализ.
Это важно
В рамках вашей работы необходимо всегда рассматривать оба показателя в совокупности — и действия, и результаты.
Глава 13. Приорити-менеджмент
Об эффективности мы поговорили, результативность обсудили. Поняли, что необходимо оценивать не только результаты, но и способы их достижения. И пришли к выводу, что самое главное — придерживаться золотой середины и не переводить фокус с одного на другое.
Так что же требуется для того, чтобы сотрудник своевременно выполнял поставленные задачи, решал их грамотно, тратил меньше ресурсов и, что очень важно, добивался хороших результатов?
В последнее время стало модно упоминать понятие «тайм-менеджмент». Дословный перевод — «управление временем». Я уже употреблял этот термин в главе 2, но тем не менее глубоко убежден в том, что управлять временем нельзя — это не автомобиль, не лошадь и даже не космический корабль. Такая прерогатива нам не дана, и это надо признать.
Для себя я разработал понятие «приорити-менеджмент» — управление приоритетами (о них мы уже много говорили выше). Напомню: начиная рассматривать задачи подразделения в целом или собственные, мы четко определяем степень важности, или, по-другому, приоритет каждой из них. Мы можем в рамках одного отрезка времени выполнять действия, направленные на достижение одной определенной приоритетной задачи.
Есть хорошая поговорка: «Слона надо есть частями». Но у нее есть продолжение: по кусочку за единицу времени.
Многозадачность
Мы любим говорить «работаем в режиме многозадачности». Что это значит? Вы не можете одновременно слушать музыку, читать книгу, воспитывать ребенка и есть; завязывать шнурки и строгать что-нибудь из дерева. Почему? Потому что фокус будет размыт и толком вы ничего не сделаете.
Логика управления приоритетами лежит в плоскости того, что в единицу времени мы можем выполнять только одну задачу. Единица времени может быть любой — минута, час, день, неделя, месяц, квартал, год. Вы начинаете с того, что расставляете свои задачи по приоритетам, определяете, сколько времени потребуется на выполнение каждой из них, и только потом начинаете работу.
Как это на самом деле работает
Допустим, у вас есть приоритет: реализация товара или услуги вашей компании. Ясно, что приоритет № 1 — это, например, продажа корпоративным клиентам десяти автомобилей. Но очевидно и другое: до того как и для того, чтобы выполнить эту задачу, необходимо решить ряд подзадач, в частности:
1) вы должны провести совещание с сотрудниками и научить их продавать;
2) сотрудники должны найти клиентов и встретиться с ними;
3) и так далее, и тому подобное.
Именно поэтому приоритетная задача разбивается на подзадачи. Каждая из них тоже имеет определенную степень приоритетности. Здесь все зависит от вашего понимания технологических процессов.
Прежде всего мы выстраиваем правильную систему приоритетов. Составляем недельный/месячный график (какому процессу сколько времени будем уделять), затем расписываем эти позиции в своем календаре. Однако в любом планировании есть слабое место: мы всё расписали, но у нас случается форс-мажор — то тот придет, то этот позвонит. Так что необходимо согласовать все приоритеты со своим непосредственным руководителем, со смежниками и с подчиненными.
Каждый ваш коллега должен знать, чем вы занимаетесь в то или иное время, какому приоритету сегодня уделяете внимание, к чему прилагаете усилия и энергию.
Биоритмы
Каждый человек живет по определенным биоритмам. Среди нас есть совы и жаворонки; кому-то комфортнее работать ночью, а кому-то — рано утром, до обеда. Если вы ярко выраженная сова или «махровый» жаворонок, составьте график с учетом собственных биоритмов и наложите на него все свои приоритеты. Главные приоритеты поставьте на самое продуктивное время дня.
Есть также недельные биоритмы. Например, мы с вами знаем, что в понедельник и пятницу лучше
