всего проводить совещания, заниматься аналитикой или обучением сотрудников. А для переговоров эти дни практически не подходят.
Вторник, среда и четверг — наилучшие дни для встреч. Выбирайте время, когда вы наиболее готовы к обсуждению важных вопросов. Для меня, например, время после 14:00 в части умственной активности неудачное. Я получу результат хуже, чем до обеда, да и эффективность будет более низкой.
Я стараюсь планировать встречи на первую половину дня. Иногда приходится подстраиваться под обстоятельства, но я отдаю себе отчет, что, скорее всего, встреча пройдет не слишком результативно. И либо попытаюсь ее перенести, либо займусь аутотренингом, чтобы все-таки достичь нужного результата.
После 14:00 мой организм лучше справляется с рутинными отлаженными задачами, не требующими дополнительной концентрации и фокусировки. Значит, в это время я буду подписывать документы, изучать почту, отвечать на письма, читать что-то легкое.
Это важно
Распределив приоритеты, в течение недели проанализируйте свои биоритмы и, исходя из этого, сформируйте рабочий календарь. Обязательно утвердите его у руководителя и доведите эту информацию до всех сотрудников.
Форс-мажоры
Хорошее начало работы — еще не победа. Порой случается и так: вы сформировали свой график, задекларировали его всем участникам (руководителю, смежным подразделениям, сотрудникам), однако ваш начальник все равно начинает вас дергать. В течение всего отчетного периода (недели или месяца) вам приходится выполнять его дополнительные задачи. А допустим, через месяц он спрашивает вас: «Слушай, друг, что ж ты свою основную задачу-то не выполнил?» И если вы ответите: «Иван Иванович, так вы же сами каждые пять минут меня дергали», то можете себе представить, какой эффект произведут ваши слова.
Именно поэтому вам следует не только задекларировать свои действия, но и договориться со своим руководителем и получить от него обратную связь: на самом ли деле именно эти приоритеты сейчас наиболее важны или есть еще другие? Кроме того, при планировании рабочего дня всегда оставляйте примерно 30–50% рабочего времени на всевозможные форс-мажоры.
К примеру, сейчас я пишу книгу и понимаю, что для меня это приоритет № 1. Мне необходимо найти время, чтобы заниматься только этим. В первую очередь я оцениваю свои внутренние ресурсы, то есть когда мне удобнее всего работать с текстом. В результате выделяю в рабочем графике три часа в день — с 8:00 до 11:00. Сотрудникам объявляю, что в это время ко мне нет доступа, так как я работаю над книгой. Дома договариваюсь с женой и выбираю место, где меня не будут отвлекать.
И самое главное, записывая текст на диктофон, я ставлю телефон на авиарежим, понимая, что, как только я закончу это дело и переведу телефон в рабочий режим, посыплются уведомления о звонках и об СМС и я сразу же начну решать какие-то проблемы — также по мере их важности.
Таким образом, я распределяю приоритеты, четко представляя, когда и чем мне удобнее заниматься. Остается только сделать вывод: когда вы поймете, что вам надо делать, определите время и место, когда вам удобнее этим заниматься. И не забудьте согласовать свои приоритеты с окружающими, включая руководство.
Форс-мажоры неизбежны. Предположим, вы выполняете запланированную задачу, но вам вдруг звонит начальник и говорит: «Слушай, тут поступила новая вводная, необходимо сделать то-то и то-то». Спокойно задайте ему пару вопросов, звучать они должны примерно так: «Иван Иванович, я сейчас занимаюсь таким-то делом. Насколько срочно мне нужно переключиться на вашу новую задачу? Могу ли я перейти к ней через час, когда выполню текущую задачу? Эффективнее всего я мог бы выполнить ваше поручение завтра: до обеда у меня будет окно». Услышав такой ответ, начальник задумается: вы же, по существу, не сказали «нет». Но и не бросились на амбразуру, «взяв под козырек».
Вы подошли к проблеме как профессионал. И руководитель вам, скорее всего, скажет: «О’кей, доделывай начатое, а через час переходи к новой задаче». Либо может возразить: «Нет, переключайся немедленно, тут вопрос жизни и смерти». Тогда необходимо все отложить. И в этот момент вы поймете, что ваш шеф обдуманно принял решение и поменял вам приоритеты.
Поистине ювелирная работа, я отдаю себе в этом отчет. Наверное, не у всех и не сразу получается выстроить отношения таким образом. Возможно, полного понимания придется добиваться в течение какого-то периода. Но уже сейчас важно понять главное: вы не должны всю идущую к вам от начальства информацию немедленно принимать в работу, бросая все, даже срочные дела.
Обратите внимание
Множество каналов связи — интернет, СМИ, смартфоны, электронная почта, мессенджеры — постоянно обрушивают на нас неиссякаемые потоки разноплановой информации. Среди всего прочего нам хочется посмотреть фильм, залезть в любимую соцсеть, посидеть в ленте. Оградить себя от этого можно, только включив силу воли. Если вы занимаетесь серьезным делом, отложите телефон в сторону, пусть вас ничто не отвлекает.
Важно не только хорошо и грамотно спланировать работу, но и исполнять запланированное. Тогда вы получите желаемый результат.
Время — ценнейший ресурс
Ваше время всегда должно быть четко ограничено. Если у вас запланирована встреча в течение 25 минут, то в вашем распоряжении только 25 минут, и ни минуты больше. Не 30, не 40, даже не 26 — ровно 25 минут. Следите за временем, уважайте этот ресурс. Он не только ваш: в первую очередь это время вашего собеседника или оппонента.
Не отвлекайтесь на лишние разговоры, например на демонстрацию своих качеств. У вас есть только 25 минут, и вам необходимо в них уложиться. Как это сделать? Здесь вам понадобится подготовка.
Когда вы идете на переговоры с потенциальным клиентом и знаете, что у вас есть 25 минут, важно четко представлять, о чем вы будете говорить. Зарезервируйте время на обратную связь. Человек, который придет на встречу, станет задавать вам вопросы, у него могут возникнуть сомнения в чем-то, поэтому постарайтесь предусмотреть это заранее. Если есть возможность, с кем-то отрепетируйте встречу или проведите «бой с тенью».
Разумеется, вы не сможете на 100% угадать, как пройдет ваш диалог. Но если вы используете так называемое сценарное планирование и понимаете, что любой диалог — это алгоритм, а разговор — взаимодействие двух личностей, то сможете в какой-то мере понять, что и как говорить, с чего начинать и чем заканчивать. Все эти действия должны быть отработаны и отрепетированы.
А теперь позволю себе повториться: тайм-менеджмента не существует, управлять временем невозможно. Вы можете управлять только приоритетами в рамках того времени, которое вам дано.
Глава 14. Еще раз о том, как важен сбор данных
Начну со старого,
