лестнице.
Как отказываться от лишней нагрузки
Не умея избавляться от лишней нагрузки, вы рискуете не справиться с доверенными вам ключевыми функциями. К сожалению, многие руководители не умеют эффективно организовать работу, поэтому самые скучные и рутинные обязанности часто навешивают на самых ответственных сотрудников.
Почему так происходит? Представьте начальника отдела, в котором работают пять сотрудников. Из них один хороший специалист, два-три среднего уровня и один-два «дилетанта», которые выполняют задачи только «от сих до сих», да и то постоянно допускают ошибки, поэтому за ними нужен постоянный контроль. Допустим, ему нужно добавить отделу рутинных функций в большом объеме. Кому он их поручит? Логично доверить их сотрудникам с низкой квалификацией, но на деле попытки добавить им задач обычно упираются в жесткое сопротивление. Они не мотивированы к труду, зато мастерски придумывают причины и отговорки. А еще отлично умеют саботировать работу. Например, задают одни и те же вопросы по аналогичным заданиям или постоянно просят перепроверить их, отнимая время руководителя. Или совершают много глупых ошибок из-за нежелания вникать в суть задачи. Часто откладывают скучную работу на последний момент и в итоге срывают сроки, тем самым подводя коллег. А то и вовсе постоянно ноют и жалуются вышестоящему руководителю, преувеличивая свою нагрузку, в надежде, что тот снимет с них новые функции.
В конце концов начальнику отдела это надоест, и он поручит рутину хорошему специалисту. Только тот сумеет с ней справиться, не пытаясь переложить на чужие плечи. И вряд ли пожалуется руководству на большую занятость, даже если будет регулярно задерживаться на работе.
Если вы являетесь таким хорошим специалистом, вам всегда нужно помнить о том, какая работа является важной, а какая – нет, и уметь корректно отказываться от второстепенных обязанностей.
Они повысят только вашу нагрузку, а вовсе не авторитет и влияние.
Конечно, любому руководителю очень неприятно получать возражения от своего подчиненного. Он может воспринять это как неуважение к своему статусу и «бунт» со стороны сотрудника. Поэтому свой отказ важно подать вежливо и корректно. С другой стороны, если вы будете постоянно и безропотно брать на себя новые задачи, не отстаивая свои интересы, со временем шеф перестанет вас уважать. Чтобы этого не случилось, нужно как минимум усложнить для начальника процесс передачи вам лишней работы.
Катя со школы привыкла к дополнительной нагрузке: староста класса, член редколлегии, победительница множества олимпиад – она всегда с большим удовольствием бралась за новые задачки. Это она перенесла и на работу. Когда руководитель подбрасывала ей новые обязанности, Катя с готовностью бралась за них и никогда не отказывалась. И вот однажды она обнаружила себя приходящей в офис к 7 утра, чтобы все успеть, и уходящей в 22.00. Из-за такого графика часть задач делалась не самым лучшим образом, за что Катя стала получать все больше нагоняев. Будучи умным человеком, она поняла, что такой подход точно не приведет ее к построению карьеры, и пришла с этой проблемой ко мне. Постепенно мы внедрили алгоритм отказа от лишних задач, и Катя, прежде чем взять на себя новую задачу, стала считать до десяти. За это время она успевала оценить ее по критериям важности и понять, поможет она ее карьере или, наоборот, помешает.
Возьмите себе за правило сразу реагировать на просьбы шефа взять дополнительные задачи. Если вы будете долго молчать, он подумает, что вас все устраивает. Однако никогда не отказывайте категорично и прямо. Проявите готовность пойти навстречу, но сошлитесь на то, что другие, более важные, в том числе для него самого, ваши обязанности не оставляют времени на второстепенные. Например:
Руководитель: «С этого дня вы будете еще и покупать билеты для командировок».
Ваш ответ: «Иван Иванович, если нужно, я, конечно, сделаю. Но у меня в этом месяце сдача отчетности, а из-за поиска билетов можно не успеть ее вовремя закончить».
После этого предложите поручить работу другому, менее занятому сотруднику или профильному отделу: «Возможно ли поручить это секретарю? Насколько я знаю, у нее сейчас не очень большая нагрузка».
Если руководитель не соглашается и настаивает, чтобы именно вы выполняли новые функции, регулярно сообщайте ему о том, что тратите на них слишком много времени и это мешает выполнению вашей основной работы: «Как мы договорились, я начала оформлять билеты, но теперь мне не хватает времени делать сверки для отчетности. Скорее всего, не получится все вовремя сдать».
Незадолго до срока сдачи важной работы сообщите руководителю, что ее не удается выполнить из-за порученных вам новых функций, и спросите какое из двух заданий сейчас приоритетнее: «Иван Иванович, поскольку все успеть не получится, уточните, что сейчас важнее – заниматься билетами или делать сверки? Я сделаю, как вы скажете». Пусть он сам примет решение в пользу важной работы. За то время, пока вы ею занимаетесь, он будет вынужден поручить рутину кому-то другому. В дальнейшем это упростит ему принятие решения о снятии с вас лишней нагрузки – ее будет кому передать.
Если руководитель отказывается определять приоритеты или говорит, что нужно делать и то и другое, сами отложите выполнение новой функции и займитесь важной работой. Но обязательно заранее сообщите об этом шефу: «Сегодня еле успела сдать отчетность, но на билеты времени уже не хватило. Теперь понятно, что с ними точно не успеть. Предлагаю перепоручить их покупку Марине».
Если эту задачу с вас все равно не снимают, в следующий раз задержите (на 1–2 дня) выполнение одной из важных для руководителя функций. «Иван Иванович, в этом месяце не получается вовремя сдать отчетность, пришлось заниматься оформлением билетов. Боюсь, что в следующем месяце будет еще хуже».
Как правило, при такой последовательности действий руководитель «сдается» и назначает исполнителем другого сотрудника. Даже если этого не произойдет, шеф запомнит, что навесить на вас дополнительные функции не так-то просто, и у него отпадет желание делать это в будущем.
В любом случае ваш отказ не должен испортить отношения с шефом, независимо от того, он будет принимать решение о вашем повышении или кто-то другой. Поэтому сначала убедитесь, что у вас нет конфликта и вы хорошо себя зарекомендовали: справляетесь с работой, демонстрируете свои результаты и т. д. Если это не так, ваш протест будет воспринят как необоснованный.
Отказываясь от выполнения каких-то функций, ни в коем случае не аргументируйте это тем, что работа не соответствует вашей квалификации («Вы же не для этого брали меня на работу»). Хотя по существу это верно, такими словами вы подрываете авторитет руководителя и ставите под
