При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Одновременно на эти суммы дебетуется субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».
Таким образом, на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относятся все потери и недостачи, обнаруженные в ходе инвентаризации и при получении ценностей от поставщиков (транспортных организаций).
Установив, как «работает» счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», следует сделать вывод, что на дебет данного счета относятся и недостачи, и потери от порчи ценностей.
Установленные в процессе заготовления, хранения или реализации недостачи товарно-материальных ценностей списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов:
1) 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – при выявлении недостачи при приемке товарно-материальных ценностей;
2) 10 «Материалы», 41 «Товары» – при выявлении недостачи в процессе хранения или реализации ценностей.
Со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» недостачи и потери в пределах норм естественной убыли списываются в дебет счетов учета расходов: 20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу» и др.
При списании недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли на счет виновных лиц проводится запись:
Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При отсутствии виновных лиц (или если суд отказал во взыскании убытков с них) убытки от недостачи имущества и его порчи списываются следующим образом:
Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
На сегодняшнее время организации могут применять все не отмененные на настоящий момент нормы естественной убыли как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.
При списании потерь важным является вопрос о вос становлении ранее предъявленного к вычету НДС по недостающим товарам. Пунктом 7 ст. 171 гл. 21 «Налог на добавленную стои-мость» НК РФ установлено, что в случае, если в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. Из этого пункта следует, что суммы НДС, входящие в потери товаров в соответствии с нормами естественной убыли и ранее вычтенные, восстанавливать не нужно.
По суммам НДС со стоимости товаров, по которым установлена недостача сверх норм естественной убыли, следует произвести восстановление. Это отражается записью:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
О необходимости восстановления НДС по недостающим товарам говорится, в частности, в письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 20 сентября 2004 г. № 03-04-11/155 «О восстановлении налога на добавленную стоимость при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей». Однако существует арбитражная практика, свидетельствующая об обратном.
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 6 июня 2005 г. № А26-12323/04-211 судом сделан следующий вывод: НК РФ не предусматривает обязанности налогоплательщика по восстановлению и уплате в бюджет сумм налога, ранее предъявленных к вычету по товарам, приобретенным для использования в операциях, признаваемых объектами налогообложения, но впоследствии не использованным в этих операциях в связи с недостачей товаров.
Таким образом, организация должна сама принять решение об учете «входного» НДС, предъявленного к вычету. Необходимо учитывать, что в случае невосстановления НДС свою точку зрения налогоплательщику придется отстаивать в суде.
При списании убыли как в пределах, так и сверх норм делается запись:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (10 «Материалы», 43 «Готовая продукция») – списана фактическая недостача по товарам, выявленная при приемке (инвентаризации).
Убыль в пределах норм списывают проводкой:
Дебет счета 44 «Расходы на продажу» (20 «Основное производство»),
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – недостача в пределах норм включена в расходы обращения (производства).
Порядок списания убыли сверх норм зависит прежде всего от того, найдено виновное лицо недостачи или нет. Если ущерб возмещает виновник в случившемся (например, кладовщик, водитель), то сумму компенсации удерживают из его зарплаты. Кроме того, он может погасить долг (при условии оплаты потерянных ценностей), внеся деньги в кассу. Этот факт в бухгалтерском учете отображают записью:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – недостача сверх норм отнесена на виновное лицо;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (50 «Касса»),
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – стоимость потерянных ценностей удержана с зарплаты сотрудника (им оплачена).
Если виновник недостачи не установлен, сумму потерь включают в налоговом учете на внереализационные расходы, а в бухгалтерском – на прочие. Следовательно, факт отсутствия виновного лица необходимо подтвердить документально (например, справкой из милиции, решением суда). При этом недостачу списывают так:
Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – списана недостача сверх норм и учтена в составе прочих расходов.
