Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – списана недостача сверх норм и учтена в составе прочих расходов.
В практике встречаются такие ситуации, когда организация-приемщик выявляет недостачу при получении товарно-материальных ценностей после их оплаты. Организация-покупатель должна определить, не превышает ли выявленная недостача нормы естественной убыли, так как данный аспект влияет на отражение суммы недостачи в бухгалтерском учете и порядок ее списания.
Согласно п. 58 приказа Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», недостача и порча, выявленные организацией при приемке, должны быть отражены в учете следующим образом:
1) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на продажную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Затем сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.
Если испорченные товарно-материальные ценности организация может в дальнейшем использовать, то они должны быть оприходованы по цене возможной реализации. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;
2) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.
В фактическую себестоимость включаются:
– стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на продажную цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
– сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
– сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.
Для определения размера недостачи необходимо количество материалов, по которым выявлена недостача, умножить на цену, которая установлена в договоре с поставщиком. В таком случае НДС и транспортные расходы, которые включаются в состав недостающих материалов, при расчете не учитываются. Затем следует определить ее размер: соответствует он нормам или превышает их. Полученная величина должна быть записана в Акте о приемке материалов (форма № М-7) (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Если полученная величина соответствует нормам естественной убыли, то ее необходимо отражать по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Потом сумма недостачи списывается на счета учета ТМЦ или, если организация пользуется счетом 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», – в дебет данного счета.
Когда организация при приемке обнаружила недостачу в размере превышения нормы естественной убыли, предъявляется так называемая претензия.
Претензия – это документ, на основании которого стороны могут решить вопросы недостачи без судебного разбирательства. В этом документе (составляется в произвольной форме) необходимо указать:
1) количество ТМЦ, оговоренное в договоре;
2) количество ТМЦ, полученное фактически;
3) требования, предъявляемые покупателем;
4) сроки, по истечении которых поставщику необходимо ответить на рассмотренную им выставленную претензию.
Как правило, данный срок указывается сторонами в договоре. В случае, если срок не оговорен сторонами, необходимо руководствоваться нормами гражданского права.
Согласно ст. 314 ГК РФ, если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, обязательство подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах такого периода.
Когда обязательство не предусматривает срока его исполнения и этот срок невозможно определить, то оно должно быть исполнено в разумный срок с момента возникновения такого обязательства. Поставщику направляются копии счетов-фактур, накладных и т. д.
Пример[8]
ООО «Славянка» заключило договор с ООО «Мясокомбинат» на поставку 5000 кг вареной колбасы по цене 88 руб. за 1 кг (в том числе НДС 8 руб.). По данному договору ООО «Славянка» перечислило 100%-ную предоплату в сумме 440 000 руб.
12 мая 2003 г. ООО «Мясокомбинат» осуществил поставку по договору. При приемке была установлена недостача 6 кг колбасы.
Нормы естественной убыли при транспортировке продовольственных товаров утверждены письмом Минторга РСФСР от 21 мая 1987 г. № 085. Согласно данному документу, норма естественной убыли по вареным колбасам при перевозке автомобильным транспортом на расстояние до 50 км составляет 0,12% от ее массы.
В данном случае недостача в пределах норм естественной убыли составит 5000 кг x 0,12% = 6 кг.
Сумма выявленной при приемке недостачи составит:
6 кг x (88 руб. – 8 руб.) = 480 руб.
В бухгалтерском учете предприятия бухгалтер отразит это следующим образом:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,
Кредит счета 51 «Касса» – 440 000 руб. – перечислен авансовый платеж по договору поставки (предположим, 5 мая 2003 г.). 12 мая 2003 г.
Дебет счета 41 «Товары»,
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 399 520 руб. (440 000 руб. – 40480 руб.) – отражена стоимость полученного товара (по факту);
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,
