Что, если стопка материалов слишком велика для корзины? Если вы такой же человек, как и 98 % моих клиентов, то в результате первичного накопления информации соберете гораздо больше материалов, чем можно уместить в корзине «Входящие». Если именно так и происходит, просто складывайте материалы вокруг корзины, а, возможно, и на полу, под ней. Полностью избавиться от этих стопок вам удастся лишь по мере обработки и упорядочения материала. Ну а пока что убедитесь, что стопки «исходных материалов» визуально отличаются от всего остального.
Моментальное избавление от мусора. Если очевидно, что место какого-то предмета — в мусорном баке, сразу выбросьте его. Для некоторых из моих клиентов первоочередное избавление от мусора заключалось именно в чистке ящиков рабочего стола!
Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие». Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо делать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно придется заняться этим позже, если материал уже помечен как «исходный», а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора информации — как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».
Остерегайтесь вируса чистки и упорядочения. Многие люди заражаются вирусом чистки и упорядочения, занимаясь сбором различной информации в офисе и дома. Если это случилось с вами, то это нормально, при условии, что вы располагаете запасом времени, необходимым для того, чтобы осуществить всю процедуру (например, у вас впереди — целая неделя). Иначе вам придется разбивать процесс на части и осуществлять их как отдельные проекты или действия, о которых в вашей системе будут храниться напоминания примерно следующего содержания: «Расчистить шкаф с четырьмя ящиками» или «Убрать в подсобке».
Чего вам точно не захочется сделать, так это запутаться в лабиринте незавершенных задач и утратить способность к полномасштабному управлению рабочим процессом. Возможно, процесс займет больше времени, чем вы думаете, но слишком уж велико желание сразу добраться до золотой жилы, покончить с рутинными проблемами и наладить систему как можно скорее.
Как быть с делами, уже записанными в списках и блокнотах? Возможно, у вас уже есть какие-то списки и система организации. Но если вы не полностью знакомы с данной моделью управления рабочим процессом и не пользовались ею раньше, то я рекомендую вам отнестись к своим спискам как ко всем остальным исходным материалам, требующим дальнейшей обработки. Вы ведь хотите, чтобы система была согласованной, а для этого необходимо оценивать все с одинаковых позиций.
«Но я не могу забыть об этом…!» Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то клочок бумаги или документ, и восклицает: «О, боже! Я совсем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!» Это может быть факс, напоминающий о том, что нужно было кому-то перезвонить два дня назад, или заметки с совещания, где говорится о каких-то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.
Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.
Если не удается решить проблему сразу, а напоминание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку «особо важных дел». Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внутреннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.
Начните с рабочего стола
Готовы? Хорошо. Начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Часто многое из того, что нужно будет туда поместить, будет у вас под рукой. Многие люди используют в качестве места для входных материалов сам рабочий стол; если вы принадлежите к их числу, то перед вами вырастет несколько стопок «входящего материала», с которых и следует начинать сбор данных. Начните с одного конца рабочего пространства и двигайтесь по нему, не упуская из виду ни одного кубического дюйма. Типичные предметы, которые попадутся вам под руку:
• Стопки писем и служебных записок.
• Факсы.
• Визитки.
• Заметки с совещаний.
Не поддавайтесь искушению сказать то, что сначала говорят все: «Ну, в общем, я знаю, что в этой стопке. Пусть эти документы в ней и лежат». Именно такой подход всегда был проигрышным: все нужно поместить в корзину «Входящие».
Взгляните на свой рабочий стол, есть ли у вас хотя бы малейшее желание переставить на нем оборудование и инструменты? Вас устраивает ваш телефон? Компьютер? Стол? Если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину.
Ящики стола
Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола, если таковые в нем есть. Что-то привлекает ваше внимание? Что-то лежит не на своем месте? Если хотя бы на один из этих вопросов вы можете дать утвердительный ответ, положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Опять же, воспользуетесь вы возможностью расчистить и упорядочить содержимое ящиков или просто запишете напоминание о том, чтобы сделать это позднее, будет зависеть от того, сколько у вас времени и сколько материала накопилось в столе.
Рабочие поверхности
Продолжайте продвигаться по офису, собирая все, что лежит на поверхности столиков, полок или шкафов, и при этом находится не на своем месте. Это могут быть стопки печатной продукции, груда почты, различных папок и справочных материалов, касающихся определенных дел и проектов. Собирайте все.
Возможно, под руку попадутся справочные материалы, которыми вы уже воспользовались и просто не убрали. В таком случае, если есть возможность быстро поставить документы на место — в шкаф или на полку, — так и следует сделать. Будьте внимательны: перед тем, как убрать материал, спросите себя, не связано ли с ним какое-нибудь активное действие. Если это так, положите документ в корзину, чтобы можно было вернуться к нему позднее, по ходу процесса.
