В процессе обработки содержимого корзины вы сможете:
• избавиться от всего ненужного;
• выполнить все действия, занимающие менее двух минут;
• передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;
• упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;
• наметить более серьезные задачи и проекты, основываясь на входной информации.
Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса (рис. 6.1). Центральный «ствол» диаграммы показывает, какие шаги включает обработка информации и определение дальнейших действий.
Данная глава посвящена элементам «ствола» диаграммы, т. е. шагам от извлечения проблемы из корзины до совершения первоочередных действий. Получается естественная схема организации, которая обусловлена выполнением данной процедуры для каждого из незамкнутых циклов. Например, если вы выбираете проблему из корзины и думаете: «Мне нужно обсудить эту проблему с Андрэа, но это следует сделать в понедельник, когда она будет в офисе», вы сразу откладываете данное действие до понедельника, сделав соответствующую пометку в календаре.
Прежде чем вы займетесь обработкой содержимого корзины, рекомендую вам прочесть эту главу и следующую, посвященную организации проблем, — тогда удастся избежать некоторых ненужных действий. Когда я обучаю клиентов этой процедуре, они постоянно мечутся между простым принятием решений на стадии обработки незамкнутых циклов и более сложной задачей определения оптимального способа упорядочения этих решений в конкретную систему персональной организации клиента.
К примеру, многие клиенты, которых я тренирую, стремятся построить систему личной организации на основе личного цифрового секретаря, синхронизированного с программой Microsoft Outlook, которую компания использует для электронной переписки и составления расписаний. Первое, что следует сделать (после того, как корзина уже заполнена), — убедиться, что вся аппаратура и все программы исправно работают. Затем мы избавляемся (обычно распечатываем и удаляем) от всего, что клиенты ранее пытались упорядочить с помощью программы Outlook, и переносим документы в корзину. После этого определяем ряд рабочих категорий, таких как «Звонки», «Визиты», «Повестка дня», «Содержимое компьютера» и так далее. Когда мы начинаем обработку корзины, клиент может сразу сесть за компьютер и ввести последовательность своих действий непосредственно в систему, от которой будет полностью зависеть.
Рис. 6.1. Диаграмма рабочего процесса — обработка информации.
Если вы еще не определили, что именно собираетесь использовать в качестве личной системы напоминания, не беспокойтесь. Для начала можно обойтись без всякой автоматизации: просто делать заметки на листках бумаги. Позднее, когда система уже будет готова, вы всегда сможете обновить свой инструментарий.
Правила обработки информации
Лучше всего осваивать данную модель непосредственно в процессе внедрения. Но есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.
• Обрабатывайте проблемы по порядку.
• Обрабатывайте проблемы по одной.
• Никогда не возвращайте ничего в корзину.
Обработка проблем по порядку
Обрабатывать — не означает «тратить время».
Даже если вторым предметом, извлеченным из корзины, будет записка, адресованная президентом страны лично вам, а первым — рекламный буклет, пришедший по почте, то сначала нужно заняться рекламным буклетом! Конечно же, это преувеличение, но принцип действительно важен: все проблемы нужно обрабатывать одинаково тщательно. Глагол «обрабатывать» в данном случае не означает «тратить время на». Он просто означает «решить, что собой представляет данный предмет, и какие действия требуются от вас, а затем — поступить с ним соответствующим образом». В любом случае, необходимо достичь дна корзины как можно скорее, поэтому не оставляйте без внимания ничего из ее содержимого.
Аварийньй просмотр — это не обработка
Большинство людей, просматривая содержимое корзины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела, с которыми разбираются в первую очередь. «Аварийный просмотр» полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут начнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.
Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по отдельности. Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабатывать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания. В этом случае рабочий конвейер перестанет функционировать, и необработанные материалы снова заполнят ваш стол и офис.
Последним прибыл — первым обслужен. Или наоборот?
Теоретически, вы должны перевернуть корзину вверх дном и приступить к обработке первой проблемы, которая находится поверх остальных. Впрочем, если продвигаться от одного конца к другому в течение достаточно существенного промежутка времени, то не так уж важно, с какого конца следует начать работу. В любом случае вам предстоит рассмотреть каждую проблему. А если вы пытаетесь расчистить ворох накопившихся входящих электронных сообщений, то, оказывается, удобнее начинать обработку с последнего из них, поскольку так легче отслеживать переписку с каждым из адресатов.
Корзина — это место обработки, а не склад.
Обрабатывайте проблемы по одной
Возможно, вы вытащили что-то из корзины в процессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заинтересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить, а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это — опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вызывает у вас неопределенное «гм-м», потому что есть более легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.
