Проведению ситуационного анализа может предшествовать подготовка необходимого информационного обеспечения, позволяющего лучше представить ситуацию принятия управленческого решения, основные факторы, определяющие ее развитие. Оно может быть представлено в виде аналитического отчета и использоваться при оценке ситуации и выработке альтернативных вариантов управленческих воздействий.
Для обеспечения проведения ситуационного анализа может быть сформирована рабочая группа, которая должна осуществлять его организационное сопровождение. Может быть также сформирована аналитическая группа для его методического обеспечения, подготовки аналитических отчетов и оформления результатов ситуационного анализа. Одними из основных задач аналитической группы являются четкое определение и постановка задач перед экспертами, приглашенными к участию в его проведении.
При проведении сложных экспертиз аналитической группой могут быть определены эксперты первого уровня, необходимые для оценки ситуации по основным направлениям проводимого анализа в целом, и эксперты второго уровня – для более детальной оценки по специальным аспектам, требующим профессиональной оценки.
Этап 2. Анализ информации. Анализ информации о ситуации принятия решения начинается с поиска возможных аналогов. Информация об аналогах может быть представлена в виде эталонных ситуаций, возникавших ранее, поскольку результаты реализации принятых в них решений уже известны.
Если возникшая ситуация является одной из эталонных, то известно, как в ней надо действовать. В связи с этим подготовка и принятие решения в такой ситуации особого труда не представляют. Если возникшая ситуация близка к одной из эталонных ситуаций, то необходимо оценить, насколько существенны имеющиеся различия.
При достаточно большом объеме информации о ситуации принятия решения возможно проведение экспертизы по отсеву недостаточно содержательной или недостоверной информации. Целесообразны также отсев дублирующейся информации и классификация поступившей информации.
Этап может завершаться подготовкой аналитического обзора информации о ситуации принятия решения и включать информацию:
• о решениях, принимавшихся ранее в анализируемой ситуации и аналогичных ей;
• о механизмах их реализации;
• об организации контроля за исполнением решений;
• о сопровождении хода их реализации;
• о результатах оценки эффективности принятых решений и т. д.
Эта информация используется на последующих этапах ситуационного анализа.
Этап 3. Анализ ситуации. Если анализируемая ситуация не относится к числу эталонных, то необходимо выявление основных факторов, определяющих ее развитие. Для решения этой задачи может быть использован, в частности, метод мозговой атаки. После того как факторы установлены, определяется степень их влияния на развитие ситуации. Для этого могут специально разрабатываться оценочные системы (см. п. 5.3).
После того как установлены основные факторы, определяющие развитие ситуации, и их сравнительная весомость, могут быть сформулированы решающие правила, используемые при оценке альтернативных вариантов развития ситуации. Например, если ожидаемая прибыль оказывается в запланированных диапазонах, то необходимость в дополнительных управляющих воздействиях отсутствует. В противном случае понадобится принятие мер для более успешной экономической деятельности предприятия.
С использованием основных правил определяются состояния ситуации, в которых необходимо применение тех или иных управляющих воздействий. Одна из основных задач этого этапа – проведение анализа ключевых профильных проблем ситуации, включая оценку существующих опасностей и рисков, а также перспектив развития ситуации.
Результатом этапа является более четкое представление проблем, которые предстоит решать организации в связи со сложившейся управленческой ситуацией.
Задача этапа анализа ситуации считается выполненной, если в результате его проведения управленец получает достаточно полное представление о ситуации, необходимое для принятия важных управленческих решений, и может увидеть путь, обеспечивающий достижение стоящих перед организацией целей. Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к возможным изменениям внешней и внутренней среды, к наиболее вероятным изменениям показателей, характеризующих динамику развития ситуации.
Этап 4. Разработка сценариев возможного развития ситуации. При разработке сценариев может быть использован метод мозговой атаки. Сначала определяется перечень наиболее вероятных сценариев развития ситуации. На предыдущем этапе были определены основные факторы, влияющие на ее развитие. С их использованием формируются сценарии развития ситуации. Различные варианты изменения значений факторов в соответствии с разработанными моделями приводят к различным вариантам изменения ситуации, т. е. к различным сценариям ее развития.
Естественно, что в первую очередь должны рассматриваться те изменения значений факторов, которые представляются экспертам наиболее вероятными и значимыми. Ожидаемые изменения основных факторов служат основой для разработки прогноза развития ситуации, для чего, в частности, может использоваться метод экспертных кривых (см. п. 5.3).
Согласно этому методу эксперты последовательно указывают критические моменты времени, в которые могут произойти изменения тенденций развития ситуации, скачки в значениях факторов и т. д. После того как определены критические точки изменения значений показателей, экспертами определяются ожидаемые значения факторов в критических точках и ожидаемые тенденции изменения этих значений.
Тем самым осуществляется разработка альтернативных сценариев развития ситуации. Полученные результаты эксперты подвергают дополнительному анализу. После изучения динамики развития ситуации могут вноситься коррективы в разработанные варианты ее развития.
Этап завершается оценкой ожидаемой устойчивости ситуации при реализации разработанных альтернативных сценариев ее развития.
Этап 5. Оценка ситуации. После того как определены наиболее вероятные сценарии развития ситуации, экспертами дается их оценка с точки зрения возможности достижения целей, стоящих перед организацией.
В зависимости от предусмотренной процедуры оценка может осуществляться экспертами индивидуально или в процессе коллективной работы экспертной комиссии.
Параллельно с оценкой наиболее вероятных сценариев развития ситуации на этом этапе предполагается также генерирование предложений для выработки альтернативных вариантов управленческих решений.
При генерировании предложений рекомендуется использование метода мозговой атаки, хотя могут использоваться и другие методы организации и проведения экспертиз.
Целесообразно проведение экспертиз по сравнительной оценке альтернативных вариантов управленческих решений, которые могут быть приняты в анализируемой ситуации.
Основная цель проведения экспертиз на этом этапе – генерирование для дальнейшего рассмотрения и анализа обоснованных управленческих решений и управляющих воздействий для достижения целей, стоящих перед объектом управления.
Этап 6. Обработка данных и оценка результатов экспертизы. Разработка сценариев возможного развития ситуации требует соответствующей обработки данных, в том числе математической. В частности, обязательная обработка данных, полученных от экспертов, требуется при коллективной экспертизе, когда необходимо определение результирующего мнения экспертов.
Обработка данных осуществляется при определении факторов и установлении зависимостей, характеризующих ситуацию и тенденции ее развития.
Обработка данных необходима для определения результатов коллективных экспертных оценок:
• при структуризации информации;
• отсеве и систематизации информации;
• формировании оценочной системы;
• разработке экспертных прогнозов развития ситуации;
• разработке альтернативных сценариев развития ситуации;
• генерировании альтернативных вариантов стратегических и тактических решений;
• сравнительной оценке альтернативных вариантов управленческих решений.
После того как предварительные данные результатов экспертиз получены, необходимо проведение работы по их анализу. Полученная экспертная информация анализируется с точки зрения согласованности мнений экспертов, участвовавших в экспертизе. Степень согласованности оценок экспертов позволяет судить о надежности результата экспертизы, а также получать содержательную интерпретацию основных точек зрения экспертов при наличии расхождений между ними.
