Заявка – это документ торгового предприятия, направляемый поставщику и содержащий сведения о потребности предприятия в конкретных товарах на определенный период. Строго говоря, заявка ни к чему не обязывает ни предприятие торговли, ни поставщика. Конечно, при этом не исключаются моральные, этические обязательства, играющие в коммерции не последнюю роль.
Заказ, в отличие от заявки, – это официальное требование торгового предприятия, направленное поставщику и содержащее перечень товаров, которое предприятие собирается приобрести за определенный период. Однако заказ – это еще не договор поставки. Правильнее рассматривать его как преддоговорный документ. Как только заказ принимается поставщиком к исполнению, он обретает права договора поставки со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Заявки и особенно заказы представляются в письменном виде и подлежат учету. В отдельных случаях возможна продажа товаров по телефонным и телеграфным (факсовым) заявкам; в основном это касается товаров простого ассортимента.
Подготовка и заключение договоров поставки товаров рассмотрены в соответствующих разделах данной книги.
Контроль, учет и анализ закупочной деятельности должен осуществляться оперативно. Цель этой работы:
• наблюдение за ходом выполнения сторонами условий договоров закупки товаров по срокам;
• проверка количества и ассортимента поставляемых товаров;
• проверка качества поставляемых товаров, особенно после дальних перевозок;
• сбор материалов для предъявления претензий поставщику по срокам поставки, количеству, качеству и ассортименту поставляемого товара;
• выработка обоснованных рекомендаций для корректировки коммерческой работы по опыту неудачных поставок.
Во всех случаях контроль, учет и анализ закупочной деятельности должны производиться лишь в том объеме, который способствует повышению эффективности коммерческой деятельности, росту прибыли. Чрезмерный контроль не менее вреден, чем недостаточный.
Закупкой товаров занимаются товароведы-оперативники, каждый по закрепленной за ним группе товаров. В этой работе также участвуют, внося свои пожелания и предложения, товароведы по качеству и персонал торгового зала, где продается данный товар. Контролирует закупочную деятельность директор по торговле и начальник соответствующего торгового комплекса.
При закупке товаров заключается договор поставки, купли-продажи или комиссии. Договор должен соответствовать действующему в нашей стране законодательству и считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным позициям. Договор подписывается, как правило, первыми лицами предприятий-участников или их правомочными заместителями.
В договоре поставки поставщик, ведущий предпринимательскую деятельность, обязуется в установленный срок передать производимые или закупаемые им товары покупателю для их продажи или иного использования в предпринимательской деятельности.
В договоре поставки должны быть отражены следующие вопросы:
• сроки поставки товаров;
• порядок поставки;
• организация доставки;
• восполнение недопоставки;
• принятие товара покупателем;
• ответственное хранение товара, не принятого покупателем;
• тара и упаковка;
• порядок расчетов;
• урегулирование претензии при поставке товаров ненадлежащего качества и некомплектных товаров;
• неустойка при просрочке поставки или недопоставке;
• порядок одностороннего отказа от исполнения договора поставки и исчисления полученных при этом убытков;
• порядок разрешения споров.
При заключении договора поставки на длительный период, когда невозможно установить точное количество и цену товара, обязательным является указание общей предполагаемой суммы договора с приложением соответствующей спецификации. В процессе реализации договора эта спецификация должна согласовываться и подписываться сторонами.
Договор купли-продажи в коммерческой практике обычно называют контрактом. В контракте должны содержаться следующие данные:
• наименование товара (оно составляет предмет договора купли-продажи);
• количество товара (оно составляет размер поставки);
• качество товара (должны быть предусмотрены способы его определения);
• цена товара (должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость);
• условия платежа (это так называемый базис поставки, о котором будет рассказано ниже);
• общая сумма контракта;
• условия платежа (указывается форма оплаты и требуемые для этого документы);
• срок поставки;
• упаковка и маркировка;
• приемка-сдача товара (описывается процедура приемки (сдачи) товара);
• гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения ее условий;
• рекламации (устанавливается порядок предъявления претензий по поставке);
• порядок разрешения споров (арбитраж);
• форс-мажор (устанавливается порядок действий сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий – земле трясения, наводнения, извержения вулканов и т. п., войн и военных действий, блокады и др.);
• условия транспортировки товара;
• адреса сторон;
• подписи сторон.
Изучая договор купли-продажи (контракт), коммерсант должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю.
Базисные условия устанавливают, кто несет расходы, связанные с транспортировкой, которые в отдельных случаях могут достигать 40–50 % стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, перевозки, страхования и хранения товара в пути. Предусматривается также оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.
Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:
• поставить товар в строгом соответствии со всеми условиями контракта;
• своевременно уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке;
• за свой счет оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;
• за свой счет оплатить упаковку товара, а также таможенные пошлины и налоги;
• предоставить покупателю так называемый чистый документ, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях («чистый» значит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки);
