Если руководство проекта не может четко описать продукт поставки и составить подробное техническое задание на выполнение работ, рекомендуется использовать контракт с возмещением затрат, так как он оставляет заказчику возможность внесения изменений. В противном случае целесообразно заключать контракт с фиксированной ценой.
План управления закупками
Основным результатом планирования закупок является план управления закупками. В нем описывается, как будет осуществляться управление закупками на протяжении жизненного цикла проекта. План управления закупками может включать следующие основные элементы:
• решение «производить или покупать»;
• сроки сдачи результатов поставки и их согласование с расписанием проекта;
• используемые типы контрактов;
• риски, снижаемые за счет передачи части работ проекта на выполнение сторонним организациям;
• риски, возникающие вследствие закупки определенных продуктов, услуг или результатов;
• возможные гарантии выполнения контракта со стороны поставщиков;
• критерии и методику оценки поставщиков;
• процедуры мониторинга выполнения контрактов;
• перечень документов, используемых для управления закупками проекта.
План управления закупками разрабатывается тендерным отделом при централизованном управлении закупками и администратором контрактов при децентрализованном управлении в соответствии с имеющимися в организации рекомендациями. Создание плана управления закупками начинается в процессе определения состава работ, которые будут выполняться за пределами проекта, т. е. при проведении анализа «производить или покупать». Далее из плана управления закупками удаляются работы, которые решено выполнять собственными силами, и указываются сроки сдачи результатов. По мере принятия решений касательно реализуемых сторонними организациями работ в план управления закупками вносятся соответствующие обновления.
14.3. Выбор поставщика и заключение контрактов
Процесс выбора поставщика зачастую довольно сложное и затратное мероприятие для руководства проекта. В том случае, если у команды управления проектом отсутствует опыт реализации подобного рода проектов, бывает даже сложно определить, с чего начать. В общем виде процесс выбора поставщика включает пять основных этапов (рис. 14.3).
1. Определение требований к продукту поставки и поставщикам.
2. Поиск поставщиков.
3. Запрос предложений или запрос цены.
4. Оценка предложений и выбор поставщика.
5. Переговоры по контракту.
Рис. 14.3. Процесс выбора поставщика
Процесс выбора поставщика начинается с определения требований к продукту поставки. В данном случае необходимо сформулировать, что именно мы собираемся закупить, когда и в каком количестве. Требования к продукту поставки должны быть зафиксированы в письменном виде, это, с одной стороны, повысит прозрачность планирования закупок, а с другой – позволит оценить эффективность управления закупками проекта после его завершения. Как правило, на практике для документирования требований к закупкам проекта используются решение «производить или покупать» и техническое задание.
Решение «производить или покупать» – это результат одноименного анализа и представляет собой документ, в котором прописано, какие работы, услуги или результаты проекта будут закуплены на стороне, а какие произведены силами команды проекта. В этом документе может быть также приведено обоснование принятых решений (см. подраздел «Анализ “производить или покупать”»).
Неотъемлемой частью любого контракта является техническое задание на выполнение работ, которое описывает результат поставки и содержание работ, необходимых для ее выполнения. Техническое задание должно быть максимально полным, понятным и лаконичным и содержать подробный перечень необходимых для выполнения работ, а также детальное описание получаемого результата. Однако иногда возникают ситуации, в которых грамотно составить техническое задание невозможно по ряду причин, связанных с низкой осведомленностью заказчика о составе выполняемых работ, их стоимости, ситуации на рынке и т. д.
Для повышения информированности заказчика и уточнения сведений о предполагаемых продуктах поставки и поставщиках проводится запрос информации. Запрос информации, как правило, направляется широкому кругу возможных поставщиков и используется для их предварительного сравнения и ранжирования. Для этого необходимо уделить особое внимание формулированию и списку задаваемых вопросов. Запрос информации от потенциальных поставщиков позволяет, с одной стороны, составить наиболее полное техническое задание на выполнение работ и упростить процедуру сравнения поставщиков, а с другой – точнее определить цену закупки и сократить количество будущих изменений в проекте.
В результате анализа полученных ответов на запрос информации формируется «короткий список» поставщиков, с которыми в дальнейшем будет осуществляться более тесное взаимодействие, а также уточняются требования к необходимым закупкам. Для попадания в «короткий список» поставщики должны удовлетворять определенным требованиям: от размеров предприятия и наличия рекомендаций до общей предполагаемой стоимости выполнения работ и наличия необходимых компетенций.
Иногда запрос информации может быть использован заказчиком для подготовки «нужного» поставщика. В данной ситуации проводится детальное изучение списка потенциальных поставщиков, их возможностей и компетенций, выявляются слабые места каждого поставщика. Затем разрабатывается техническое задание и определяются требования к поставщику таким образом, чтобы тендер выиграл «нужный» кандидат.
На следующем этапе после определения требований и составления «короткого списка» поставщиков необходимо провести оценку их предложений по выполнению работ. Однако необходимо удостовериться в том, что поставщики имеют полное и правильное представление как об объеме и сроках выполняемых работ, так и об условиях заключаемых контрактов и требованиях к предоставляемым результатам. Для этих целей организуются так называемые конференции с поставщиками, т. е. встречи, на которых потенциальные поставщики могут задавать любые интересующие их вопросы о предстоящих работах, начиная от сроков и формы представления результатов до системы отчетности и требований к качеству выполняемых работ. На конференциях с поставщиками заказчику необходимо не только донести и разъяснить требования и условия выполнения работ, но и показать, что все претенденты находятся в равных условиях. В противном случае часть поставщиков может отказаться от участия в тендере, что, весьма вероятно, скажется не только на стоимости договора, но и на сроках его выполнения. Удостоверившись, что все поставщики однозначно и правильно понимают объем необходимых работ, проводится запрос предложений или запрос цены.
