Запрос предложений направлен на сбор конкретных предложений по выполнению работ, предложение цены, в свою очередь, требует от поставщиков выставить конечную цену для выполнения полного перечня работ. Предложение цены целесообразно использовать, когда требуется осуществить стандартизированную закупку, и главным критерием сравнения поставщиков служит цена. Запрос предложений, напротив, проводится в ситуациях, когда новаторские технические решения по выполнению работ важнее их стоимости. Однако если предложения поставщиков окажутся слишком разными, могут возникнуть сложности с оценкой их привлекательности.
Следующим шагом после получения предложений на выполнение работ от потенциальных кандидатов является оценка предложений и выбор поставщика. Важно, чтобы порядок оценки предложений был определен до рассылки запросов предложений или предложений цен для повышения объективности принимаемых решений. Данная оценка может основываться на таких критериях, как:
• цена контракта;
• понимание потребности;
• общая стоимость или стоимость жизненного цикла;
• технические возможности;
• уровень принимаемого поставщиком риска;
• управленческие, технические и финансовые возможности;
• предоставляемые гарантии;
• производственные мощности и заинтересованность;
• категория и величина предприятия;
• выполнение продавцами прошлых контрактов;
• рекомендации и отзывы;
• права на интеллектуальную собственность;
• права собственности [PMBOK, 2008].
Безусловно, самым важным фактором при оценке предложений является их общая стоимость, причем чем проще и стандартнее закупаемый продукт, тем шире будет список потенциальных поставщиков и выше ее значимость. Однако возникают и ситуации, в которых поставщик должен обладать определенными ресурсами, возможностями или компетенциями для выполнения поставленных задач. Необходимость наличия уникальных компетенций и ресурсов служит барьером, существенно ограничивающим перечень возможных претендентов и увеличивающим стоимость закупки. Иногда барьеры бывают настолько высокие, что проблема выбора поставщика теряет актуальность, так как осуществить закупку может только одна организация. Помимо общей стоимости и «физической» возможности выполнения необходимых для проекта работ нельзя забывать о надежности поставщика. Понимание требований к продукту поставки, наличие рекомендаций от партнеров по бизнесу и положительного опыта взаимодействия, личная заинтересованность поставщика и предоставление гарантий в значительной степени повышают уверенность заказчика в выполнении достигнутых договоренностей, что положительно влияет на рейтинг того или иного кандидата.
На этапе планирования проекта должны быть определены не только критерии отбора поставщиков, но и способ их учета. Как правило, для выбора поставщиков применяется система отсева или система взвешивания.
Система отсева предполагает исключение поставщиков, которые не удовлетворяют заданным минимальным требованиям, из списка кандидатов. После этого оставшиеся предложения ранжируются по одному из критериев, например по стоимости выполнения работ. Для разработки системы отсева менеджер проекта совместно с членами команды должны определить не только наиболее важные характеристики предложений, но и их критические значения. Иногда может возникнуть ситуация, когда ни один из поставщиков не удовлетворяет установленным требованиям. В этом случае необходимо внести корректировки в уже принятые решения. Изменения могут касаться как требований, предъявляемых к поставщикам, в случае, если была установлена слишком высокая «планка», так и решений «производить или покупать» в том случае, если найти надежного поставщика, обладающего необходимыми компетенциями, не представляется возможным. Также могут проводиться дополнительные встречи с «коротким списком» поставщиков для выявления и урегулирования проблем с условиями выполнения необходимого объема работ. Для выбора поставщика в данном случае может потребоваться изменение не только типов контрактов и распределения ответственности между сторонами, но и запланированного перечня работ.
Система взвешивания основывается на перечне количественных и качественных критериев, каждый из которых имеет определенный вес. Совокупная привлекательность предложения определяется как взвешенная сумма его оценок по установленным критериям. После оценки совокупной привлекательности всех поставщиков выбирается предложение с наибольшим значением этого показателя. Разработка системы взвешивания так же, как и системы отсева, предполагает определение наиболее значимых критериев отбора. Однако в данном случае вместо определения критических минимальных значений выбранных критериев необходимо оценить их веса или относительную важность. Как правило, веса определяются экспертно руководством проекта на основании существующей информации, специфики реализуемого проекта, опыта выполнения подобных проектов и других факторов. Для оценки относительной значимости критериев может применяться метод анализа иерархий [Саати, 1993]. Разработка системы взвешивания более сложная по сравнению с системой отсева, так как в данном случае необходимо добиться согласованности мнений экспертов относительно весов отдельных характеристик предложений.
После выбора поставщика и предварительного обсуждения с ним ключевых моментов выполнения работ необходимо еще раз провести обсуждение с поставщиками всех основных условий контракта перед его заключением. Для этого проводятся переговоры по контракту, на которых в первую очередь обсуждаются обязанности и ответственность сторон, применяемые правовые нормы в случае нарушения обязательств, подходы к проведению и организации работ, условия оплаты и стоимость контракта. Для заключения наиболее выгодных контрактов менеджер проекта может использовать различные тактики ведения переговоров.
14.4. Администрирование закупок
В процессе администрирования закупок решаются следующие основные задачи:
1. Контроль за осуществлением платежей поставщикам.
2. Анализ и документирование деятельности поставщиков с целью проверки соответствия их действий условиям и требованиям контракта.
3. Раннее расторжение контрактов.
4. Внесение изменений в контракты.
В большинстве случаев и покупатель, и поставщик заинтересованы в соблюдении достигнутых договоренностей, тем не менее каждый из них хочет удостовериться в том, что другая сторона выполняет взятые на себя обязательства. В связи с этим заказчик должен не только контролировать деятельность поставщиков, но и обеспечивать их необходимой информацией для выполнения работ, а также осуществлять платежи поставщикам в установленные сроки. Планы выполнения работ поставщиками обязательно должны согласовываться с расписанием проекта, причем наибольшее внимание необходимо уделять критическим поставкам, ведь задержка этих работ вызовет увеличение продолжительности всего проекта. В контракте должны быть определены форма и порядок предоставления периодической отчетности о ходе работ для повышения уверенности заказчика в выполнении поставщиком взятых на себя обязательств. Как правило, контроль за деятельностью поставщиков проводится при получении ими определенных результатов.
