14.4. Администрирование закупок
В процессе администрирования закупок решаются следующие основные задачи:
1. Контроль за осуществлением платежей поставщикам.
2. Анализ и документирование деятельности поставщиков с целью проверки соответствия их действий условиям и требованиям контракта.
3. Раннее расторжение контрактов.
4. Внесение изменений в контракты.
В большинстве случаев и покупатель, и поставщик заинтересованы в соблюдении достигнутых договоренностей, тем не менее каждый из них хочет удостовериться в том, что другая сторона выполняет взятые на себя обязательства. В связи с этим заказчик должен не только контролировать деятельность поставщиков, но и обеспечивать их необходимой информацией для выполнения работ, а также осуществлять платежи поставщикам в установленные сроки. Планы выполнения работ поставщиками обязательно должны согласовываться с расписанием проекта, причем наибольшее внимание необходимо уделять критическим поставкам, ведь задержка этих работ вызовет увеличение продолжительности всего проекта. В контракте должны быть определены форма и порядок предоставления периодической отчетности о ходе работ для повышения уверенности заказчика в выполнении поставщиком взятых на себя обязательств. Как правило, контроль за деятельностью поставщиков проводится при получении ими определенных результатов.
Для выполнения своих обязательств поставщику может потребоваться выполнение дополнительных, не предусмотренных контрактом работ, которые приведут к увеличению затрат. При использовании контракта с возмещением затрат заказчик будет обязан возместить дополнительные расходы в том случае, если категория, к которой относятся данные затраты, была зафиксирована в контракте. При заключении контракта с фиксированной ценой дополнительные затраты будут напрямую влиять на прибыль поставщика. Однако если затраты окажутся слишком высокими, поставщик может отказаться от исполнения взятых на себя обязательств, в результате чего реализация всего проекта может оказаться под угрозой. В такой ситуации, скорее всего, заказчику придется пойти на уступки и внести изменения в условия уже заключенного контракта. Как правило, данное решение оказывается менее затратным по сравнению с поиском нового поставщика и заключением нового контракта.
Взаимодействие с поставщиками должно строиться на взаимовыгодных условиях, только в этом случае оно будет максимально эффективным. Нельзя забывать и о том, что можно сократить затраты на контроль выполнения подрядчиками взятых на себя обязательств, повысив их мотивацию.
Ответственность за администрирование закупок несет менеджер проекта, который должен понимать условия заключенных контрактов. В ряде проектов, чтобы разгрузить менеджера проекта, может назначаться администратор контрактов, который будет осуществлять контроль выполнения достигнутых договоренностей.
14.5. Закрытие закупок
По окончании проекта все контракты должны быть закрыты. Контракты закрывают либо в случае выполнения и приемки всех работ и завершения контракта, либо в случае его досрочного расторжения. Досрочное расторжение контракта может проводиться только согласно оговоренным в нем условиям. Как правило, это происходит в случае отказа одной из сторон от выполнения взятых на себя обязательств. Все дополнительные работы и не предусмотренные контрактом затраты должны быть задокументированы, и проведен анализ причин их возникновения. На этапе завершения проекта необходимо подготовить использованные при управлении закупками документы для сдачи в архив. Опыт организации и осуществления закупок в каждом из проектов обязательно должен быть учтен при реализации последующих проектов. Анализ предыдущего опыта позволит, с одной стороны, повысить точность планирования за счет снижения числа совершаемых ошибок, а с другой – сократить время и затраты на управление закупками за счет обучения сотрудников и адаптации используемой методологии к специфике реализуемых в организации проектов.
Резюме
В рамках данной главы были рассмотрены основные вопросы управления закупками проекта. Существует два основных подхода к организации управления закупками проекта: централизованный и децентрализованный. Централизованный подход предполагает наличие единого органа управления закупками всех проектов, при децентрализованном управлении на каждый проект назначается отдельный специалист по закупкам – администратор закупок. В рамках планирования закупок определяется перечень закупок проекта, типы контрактов, которые будут использоваться, а также критерии и методы оценки поставщиков. Итоговым документом данного процесса является план управления закупками, который может быть как частью плана управления проектом, так и отдельным документом.
Определение перечня работ, выполняемых собственными силами команды проекта, а также работ, передаваемых на реализацию сторонним организациям, является центральным вопросом управления закупок. Для решения этой проблемы проводится анализ «производить или покупать». Условия осуществления закупок должны закрепляться в письменной форме посредством контрактов. Существуют две основных группы контрактов по цене: контракты с возмещением затрат и контракты с фиксированной ценой. Выбор подходящего типа контракта позволяет снизить риски проекта.
Определившись с используемыми видами контрактов, необходимо провести отбор поставщиков, который включает следующие основные стадии: определение требований, поиск поставщиков, запрос предложений или запрос цены, оценку предложений и выбор поставщика, переговоры по контракту. Оценка предложений поставщиков может проводиться с использованием системы отсева или системы взвешивания по наиболее важным критериям. Система оценки поставщиков должна быть разработана и утверждена до получения конкретных предложений. Для повышения уверенности в выполнении поставщиком оговоренного объема работ необходимо проводить регулярный мониторинг и контроль его деятельности, а также в полном объеме выполнять взятые на себя обязательства. Построение взаимоотношений с поставщиками на взаимовыгодных условиях позволяет существенно повысить успешность выполнения проекта.
По окончании проекта необходимо закрыть все контракты. Закрытие контрактов происходит либо в случае выполнения обеими сторонами взятых на себя обязательств, либо в случае досрочного расторжения контрактов. Все дополнительные работы и затраты, не предусмотренные контрактами, должны быть задокументированы для последующего анализа. Накопление и использование опыта управления закупками реализованных проектов способно значительно повысить эффективность осуществления закупочной деятельности последующих проектов.
