как вы неэффективно распределяете свое время»), а не на рекомендациях по их исправлению.
Тем не менее есть немало полезных техник, которые вам обязательно пригодятся. С каждым годом появляется все больше инструментов и приложений, для эффективного использования времени. В вашем распоряжении остаются также приемы тайм-менеджмента, прошедшие многолетнюю проверку практикой. Я считаю, что они необходимы каждому, кто хочет построить успешную карьеру. Их применение в разы повысит вашу эффективность, выделив вас на фоне коллег. Также они позволят найти время для задач, важных лично вам, а не только руководителю.
После внедрения журнала обратной связи, трансформированного затем в чек-листы (об этих методах я расскажу дальше), у одной из моих клиенток освободилось время для работы над более важными проектами, и в ее работе стало меньше ошибок. Это ускорило ее повышение, а передача дел прошла достаточно быстро и безболезненно.
Такие приемы обычно не требуют специальных знаний и не отнимают много времени, поэтому их легко применять в работе. Они основаны на практике, и ими пользуются обычные люди, а не только авторы книг по тайм-менеджменту. Их можно вести как в электронном, так и бумажном формате. И это совершенно бесплатно: не обязательно покупать программное обеспечение или подписываться на онлайн-сервисы. Кроме того, они завязаны на положительные, а не на отрицательные эмоции, поэтому с ними просто приятно работать. Далее я расскажу о трех самых эффективных методах из этого арсенала.
Контекстное планирование
Контекстное планирование позволяет собрать воедино наиболее важные (но несрочные) задачи, чтобы регулярно включать их в свой план на день. Это могут быть как собственные задачи, так и поручения руководителя без точных сроков выполнения, типа «Пожалуйста, выдели время и наведи порядок в документах по проекту». Этот инструмент дает положительную мотивацию и гордость за объем выполненной работы, а также позволяет легко создавать отчеты.
Создайте файл Excel с тремя вкладками или доску в «Трелло» (цифровой вариант), либо четыре папки/конверта А4 (бумажный вариант) для долгосрочного и краткосрочного планирования.
Во вкладке (папке) «План на год» записывайте задачи, которые нужно выполнить в этом году, например: «Съездить на семинар в Москву», «Разработать новую форму отчета» и т. д. Один раз в неделю просматривайте эту папку и те задачи, которые уже требуют выполнения или у вас появилось на них время, переносите в папку «План на неделю». Аналогично в конце каждого дня просматривайте папку с задачами на неделю и переносите их оттуда в папку «План на день». После завершения выделите задачу заливкой другого цвета (цифровой вариант) или переложите в папку «Выполнено» (бумажный вариант). Если вы не успеваете закрыть задачу в течение рабочего дня, просто перенесите ее обратно в папку «План на неделю», чтобы вернуться к ней в другое время.
Вкладка (папка) «Выполнено» – мое дополнение к методу из личной практики. Она наглядно показывает, как много из ваших планов уже реализовано, что автоматически повысит вашу профессиональную самооценку и мотивацию к работе. Обязательно заполняйте ее и не забывайте поощрять себя за достижения. Записи из этой вкладки (папки) понадобятся при составлении отчета о выполненной работе, резюме или портфолио. Вам ничего не придется вспоминать – все реализованные проекты уже записаны!
У одного из моих клиентов был забавный случай. Однажды он взял с собой папку «Выполнено» на встречу с руководителем, так как не успевал составить отчет. Босс заметил ее, просмотрел все выполненные за месяц задачи и после этого даже просил приносить папку на дальнейшие встречи, чтобы ничего не упустить.
Чек-листы
Еще один эффективный инструмент тайм-менеджмента – это алгоритмы, или чек-листы. Они помогают уменьшить количество мелких, глупых ошибок, что повысит качество вашей работы и улучшит репутацию. Также алгоритмы разгружают память, снижают психологическое напряжение (не нужно ничего держать в голове) и освобождают время, которое тратится на исправление ошибок.
Объединить однотипные задачи и написать подробный алгоритм (чек-лист) их выполнения – лучший способ борьбы с рутиной.
На первый взгляд она кажется простой работой. Но именно при выполнении рутинных функций мы чаще всего допускаем досадные ошибки и неточности, которые подтачивают нашу репутацию профессионала. Мы забываем какую-то мелочь – и проваливаем серьезное задание. Например, большинство бухгалтерских балансов не сводятся именно из-за мелких неточностей в подсчетах.
При выполнении монотонной, скучной работы у нас снижаются внимание и оперативная память, поэтому даже не полагайтесь на них. Лучше разработайте алгоритм для типичных задач, занесите его в файл или просто распечатайте и держите на рабочем столе. Обязательно пропишите в нем мелочи, которые чаще всего приводят к ошибкам, например: «Поменять дату договора». Потратив один раз 20 минут на разработку чек-листа, вы сэкономите часы и даже дни рабочего времени.
Светлана, которая работала секретарем, составила такой алгоритм для подготовки к совещанию:
1. Выяснить у руководителя тему, дату, время и место проведения совещания.
2. Узнать, какие данные (отчеты) требуется подготовить.
3. Составить список участников.
4. Оповестить участников лично по телефону или сообщением в мессенджер, плюс e-mail с напоминанием.
5. Подготовить данные (отчеты).
6. Распечатать материалы для каждого участника плюс два запасных экземпляра.
7. Поручить IT-отделу подготовить оборудование (проектор, монитор, микрофон).
8. Проверить работу оборудования.
9. Поручить АХО подготовить мебель, расставить стулья, принести питьевую воду. Проверить выполнение.
10. Уточнить/проверить время проведения совещания.
11. Собрать материалы в папку и отнести на совещание.
Казалось бы, зачем так подробно расписывать такую простую функцию? Однако если вы регулярно участвуете в совещаниях, то знаете, насколько часто все идет не по плану: кто-то отсутствует, кому-то не хватает печатных материалов, у кого-то не работает микрофон и т. д. Созданный Светланой чек-лист полностью снял эти проблемы и заодно создал ей имидж надежного и ценного сотрудника.
Журнал обратной связи
Журнал обратной связи – еще один простой прием тайм-менеджмента. Он поможет вам быстро обучиться новым функциям или значительно улучшить выполнение уже знакомых.
Качество любой работы напрямую зависит от количества допущенных в ней ошибок.
Вспомните вашего коллегу, который каждый раз забывает менять дату в отчете или не сдает документы вовремя, несмотря на неоднократные просьбы. Согласитесь, это очень раздражает. Какого мнения вы о его уме и способностях? Даже если он очень талантливый человек, вы вряд ли его таким считаете. Почему? Потому что он подводит вас или своего руководителя, а это непрофессионально.
Конечно, успешно освоить новую или качественно выполнять уже знакомую работу – это не значит никогда не ошибаться. Это значит учитывать замечания с первого, а не с десятого раза. Больше всего начальника раздражает в подчиненных именно то, что они повторяют одни и те же ошибки и исправляют их только из
