страха наказания.
Как же перестать ошибаться? Человек – не компьютер и не может удержать в голове абсолютно все мелочи и детали – что-нибудь все равно забудется. Поэтому, если вы хотите хорошо выполнять свою работу, заведите специальный файл – журнал обратной связи, который позволит делать выводы по своим ключевым ошибкам и больше никогда их не повторять.
Журнал обратной связи – это обычная таблица из двух колонок:
1. выполняемая функция (вид работы);
2. рекомендация по ее выполнению.
Когда вы совершаете какую-то ошибку в работе, записывайте рекомендацию по выполнению функции в этот журнал, чтобы больше не ошибаться.
Примеры записи в журнале обратной связи
Сначала выделите в своей работе основные функции, например, «оформление отчетности», «звонки клиентам», «расчет зарплаты» и т. д. Их не должно быть слишком много, пяти-семи достаточно. Для каждой функции создайте свой раздел (вкладку) в журнале. Если предпочитаете вести бумажный журнал, для каждой функции выделите не менее 3–5 страниц.
Делайте записи в разделе того вида работ, к которому они относятся. Не заносите все в одно место, иначе вам будет трудно найти нужное в большом количестве информации. Допустив ошибку или неточность, записывайте не ее суть, а только выводы и рекомендации, которые помогут предотвратить повторение.
Убедитесь, что вы записали их в позитивной или нейтральной форме. Избегать негатива очень важно, иначе вы не сможете извлечь для себя пользу. Вам просто не захочется открывать записи, где зафиксированы ваши ошибки. Ведение журнала будет вызывать подсознательное сопротивление, и вы рано или поздно его забросите.
Каждый раз перед выполнением важного задания откройте раздел журнала, к которому оно относится, и просмотрите свои записи. Так вы быстро вспомните, что следует не упустить из виду.
Кстати, такой журнал подходит не только для ошибок, но и для находок. Если в процессе работы вы обнаружили какие-то эффективные методы и приемы, зафиксируйте их в рекомендациях, чтобы затем систематически использовать.
Поначалу может показаться, что вести такой журнал сложно и неудобно. Просто попробуйте – это проще, чем кажется. Я гарантирую, что результат вас порадует. Вы будете делать все правильно после первого же замечания. Это повысит ваш авторитет в компании и выделит среди коллег, которые (практически все!) регулярно делают одни и те же ошибки. Вы перестанете проваливать важные задания из-за мелких неточностей или забывчивости и приобретете репутацию умного и эффективного сотрудника. То есть вам начнут доверять, а доверие в профессиональном мире ценится на вес золота.
В отделе логистики, куда пришла работать Карина, регулярно забывали составлять отчеты о сроках годности товаров, которые требовали для согласования склад и отдел контроля качества. Без них машины часто возвращались обратно, так как их отказывались принимать. За этим следовали простои, лишние расходы, куча нервов и оборванных телефонов с целью получить такой отчет. Происходило это нечасто, но тем не менее достаточно регулярно. Первый раз столкнувшись с подобной ситуацией, Карина внесла все нужные шаги в журнал обратной связи и потом стала сверяться с ним перед каждой отправкой. Срывы поставок прекратились совсем. Сначала на это обратили внимание водители, потом заметили в отделе качества, а через пару месяцев Карина получила благодарность от сетевого клиента «за добросовестную работу», что стало одной из ступенек ее дальнейшего роста.
Уже через месяц-другой ведения журнала вы заметите, что ваше профессиональное мастерство стремительно растет. Что еще приятнее, это заметит и ваше руководство. Кроме того, освободится масса рабочего времени, уходившего на исправление досадных ошибок. Уверена, вы наверняка знаете, на что его потратить. Также вам не придется нагружать свою память, благодаря чему вы задействуете мышление для решения более важных и творческих задач.
Не нужно показывать этот журнал своим коллегам или руководителю. Им совершенно необязательно знать, какие ошибки вы допускали. Лучше сразу предъявляйте конечный, положительный результат ваших усилий. Только когда вы получите повышение, можно передать свои наработки преемнику. Нужно это делать или нет, решайте сами, так как журнал обратной связи – ваше секретное оружие. Но когда вы возглавите отдел, где раньше работали специалистом, помочь подчиненным стать более эффективными окажется в ваших интересах. Ведь тогда ваш успех будет измеряться суммой их успехов.
Задания
1. Запишите важные, но несрочные задачи, которые вам нужно выполнить в течение года. Какие из них можно начать делать на этой неделе, а какие – уже завтра? Разнесите их по папкам «План на год», «План на неделю», «План на день».
2. Перечислите те рутинные функции, которые вы регулярно выполняете. Какие мелкие ошибки вы при этом чаще всего совершаете? Составьте удобный для вас алгоритм выполнения каждой задачи.
3. Вспомните какую-либо ошибку или неточность, допущенную в работе. Переформулируйте ее в рекомендацию на будущее. Убедитесь, что вы сформулировали ее позитивно.
4. Определите свои наиболее важные рабочие функции. Заведите журнал обратной связи, заполняйте его ежедневно в конце рабочего дня или при исправлении ошибок.
Глава 5
Как поднять свой авторитет в компании
Если вы читаете эту книгу, значит, хотите построить карьеру и, скорее всего, полагаетесь в этом на свои профессиональные качества. «Хорошая работа говорит о моих усилиях и достижениях сама за себя» – слышу я почти от всех своих клиентов на первой консультации. Но это не так. Иначе они не обращались бы ко мне за помощью. Давайте разберемся, что еще необходимо для того, чтобы ваша карьера пошла вверх.
Правильно отчитываться о выполненной работе
Успехи сотрудника воспринимаются руководством как должное и не учитываются, а вот ошибки запоминаются надолго, потому что напрямую влияют на результаты или бизнес-процессы компании.
Начальник – занятой человек, и следить за вашими успехами для него не приоритетная задача.
Он занимается построением своей карьеры, а не вашей. Возможно, что в отчетах перед своим руководством он приписывает ваши результаты себе. Такое случается гораздо чаще, чем вы думаете. Кроме того, любой руководитель заинтересован в том, чтобы сэкономить на оплате труда сотрудников. А если он будет постоянно признавать ваши достижения, ему придется повышать вас в должности и, соответственно, платить больше. Так что, скорее всего, он будет этого избегать.
Чтобы получить признание своих заслуг и повысить авторитет в компании, вам нужно научится правильно отчитываться о результатах выполненной работы. Ждать, что руководитель сам оценит ваши усилия, – абсолютно бесполезно. Это первое и очень важное правило успешной карьеры! Но, даже зная его, большинство специалистов не озвучивают свои достижения. Они не знают, как представить их так, чтобы произвести на шефа нужное впечатление, не
