♦ персонализированные документы для целевых групп клиентов;
♦ документы по продукту и его продвижению;
♦ стандарты обслуживания клиентов;
♦ типовые договора;
♦ положение о сегментировании целевых групп клиентов;
♦ положение о постановке и контроле исполнения задач: с какой группой клиентов, с каким предложением и в какой момент времени необходимо взаимодействовать;
♦ положение о сборе и обработке маркетинговой информации: досье и истории контактов с клиентами и поставщиками, информация о товарах, ценах и конкурентах.
Ловушки формализации процессов и разработки документооборота:
• все силы бросают на подготовку документов в ущерб более острым и срочным задачам;
• начинают документирование, не проработав ни маркетинговую стратегию, ни систему продаж;
• в качестве ориентира дают цели всей компании, не поставив цели и задачи отдела;
• жесткая регламентация (жизнь отдела не стоит на месте, каждый день возникают новые проблемы, и решать их надо быстро).
Заключительные вопросы
Какой совет вы можете дать начинающему начальнику отдела продаж, от каких ловушек предостеречь?
Евгений: Если вы начинающий начальник из числа «вчерашних» менеджеров, то основная трудность – начать руководить своими коллегами, создать такую атмосферу в ОП, чтобы коллеги стали воспринимать вас как начальника, чьи распоряжения необходимо исполнять.
Совет один – надо быть готовым избавиться от синдрома «менеджера-игрока».
Владислав: Основная ловушка начинающего руководителя продаж – правильно себя позиционировать и лучше не вступать в дружеские отношения с подчиненными.
Совет: быть терпимее к людям, тщательно «взвешивать» свои решения и поступки. Любить свою работу.
Марианна: Совет один: ваша задача – вызвать эмоциональный подъем у менеджеров, чтобы они желали победы, успеха. Людьми нужно руководить!!! Поддерживайте их, обучайте, советуйте. Станьте лидером!
Удачных продаж в эффективно работающем отделе продаж!!!
Приложение 1
Положение об отделе продаж1. Общие положения
1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением коммерческой службы и подчиняется начальнику отдела продаж.
1.2. Деятельность отдела продаж направлена на проведение эффективной деятельности в целях сбыта продукции, формирования оптимальной структуры продаж и взаимовыгодного взаимодействия с постоянными клиентами.
1.3. Финансирование отдела продаж проводится в рамках выделяемых бюджетных средств.
1.4. В своей работе сотрудники отдела продаж руководствуются:
♦ действующим законодательством РФ;
♦ уставом компании;
♦ решениями собрания учредителей компании;
♦ устными указаниями, приказами и распоряжениями руководства компании;
♦ настоящим Положением;
♦ утвержденными приказами, положениями и другими внутренними документами.
2. Задачи
2.1. Организация реализации продукции компании.
2.2. Обеспечение выполнения планов и бюджетов по продажам.
2.3. Организация деловых контактов с клиентами.
2.4. Формирование и управление сетью торговых представительств в регионах.
2.5. Оптимизация работы отдела продаж, снижение затрат на реализацию продукции.
3. Функции
3.1. Разработка и осуществление сбытовых планов и мероприятий в соответствии со стратегией развития компании.
3.2. Организация деловых контактов по вопросам продаж с партнерами и клиентами.
3.3. Оформление и заключение договоров на сбыт продукции.
3.4. Мониторинг перспективного и текущего спроса на продукцию компании.
3.5. Участие в планировании и формировании ассортимента выпускаемой продукции компании.
3.6. Работа с претензиями, штрафами, нарушением условий заключенных договоров.
3.7. Участие в разработке нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.
3.8. Составление необходимой отчетности.
3.9. Сбор информации о рынках продаж и потенциальных покупателях.
4. Взаимодействие с другими подразделениями
4.1. С финансовым отделом:
Получает:
1. Сведения о платежеспособности отдельных заказчиков.
2. Сведения о поступивших аккредитивах, платежах за отгруженные группы товаров.
3. Извещения об изменении банковских санкций к покупателям.
Предоставляет:
1. Сведения о проданных партиях готовой продукции, условиях их оплаты.
2. Сведения о партиях готовой продукции, выставленных на консигнацию.
3. План финансовых поступлений.
4.2. С отделом маркетинга:
Получает:
1. Планы и задания по сбыту продукции.
2. Рекомендации по схемам деловых контактов с клиентами.
3. Сведения о запасах готовой продукции на складах.
Предоставляет:
1. Предложения по корректировке планов и заданий, исходя из уровня спроса и показателей интенсивности сбыта.
2. Отчеты о результатах маркетинговых мероприятий.
3. Сведения о сумме и структуре номенклатуры продаж, перспективном ассортименте новой продукции и продуктов имитации, методах дистрибуции, уровне и структуре конкурентных предложений.
4. Сведения о характере спроса и тенденциях его изменения.
5. Задания по товародвижению в соответствии с договорами.
4.3. С отделом закупок:
Получает:
1. График прихода товара.
2. Сведения об изменениях в графике прихода товара.
Предоставляет:
1. Предложения по закупкам новых товаров.
2. Отчеты о поступивших рекламациях на товар поставщиков.
3. Запросы на корректировку плановых закупок товара.
4.4. С отделом персонала:
Получает:
1. Сведения о структуре и численности персонала отдела.
2. Сведения о кандидатах на вакантные должности.
3. План-график оценки и развития персонала.
Предоставляет:
1. План найма персонала.
2. Заявки на открытие новых вакансий.
3. Запросы на проведение оценки и обучения персонала.
5. Права
Сотрудники отдела продаж имеют право:
5.1. Запрашивать у руководителей всех подразделений информацию в пределах, необходимых для решения задач отдела, а также необходимые документы в пределах установленного регламента и утвержденных форм.
5.2. Резервировать необходимый объем продукции в соответствии с гарантированными сроками и обязательствами продаж.
5.3. Предоставлять руководству предложение о наложении взысканий на сотрудников, допустивших нарушения установленных требований.
