Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие ее составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих нижестоящих или вышестоящих организаций:
• упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;
• систематизацию документов и их унификацию;
• установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;
• организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.
Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от ее уровня, предполагает:
• упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;
• создание информационно-поисковой системы по документам организации;
• организацию контроля исполнения документов;
• организацию подготовки документов к передаче в архив;
• совершенствование работы с документами, в том числе путем применения средств механизации и автоматизации.
Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения. Такими структурами являются:
• в федеральных и региональных министерствах и ведомствах – управление делами;
• на государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, проектных, конструкторских организациях, вычислительных центрах, высших учебных заведениях и др. – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;
• в организациях, не имеющих выделенной службы документационного обеспечения управления, а также в структурных подразделениях организации – секретарь или другое специально назначенное лицо.
Управления делами, отделы и канцелярии в своем составе, как правило, имеют подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль и оптимизацию работы с документами, ведущие работу с обращениями граждан, а также имеют секретариат, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и архив. В организациях и учреждениях службы документационного обеспечения управления вышеперечисленные функции выполняются в части, их касающейся, должностными лицами из состава этих подразделений.
Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.
11.2. Делопроизводство как процесс документационного обеспечения управления
Делопроизводство – ведение документации организации, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.
Значение делопроизводственного обеспечения в современных условиях существенно возрастает, что связано с повышением ответственности принимаемых решений органами управления.
В делопроизводстве можно выделить два направления работ:
• документирование информации и составление соответствующих документов;
• документационное обеспечение деятельности организации.
Документирование – совокупность методов, способов и процессов создания документов. По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.
В подавляющем большинстве случаев на крупных предприятиях распространена смешанная форма, то есть часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть – децентрализованно в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.
Обеспечение документационное – комплекс работ с готовыми документами на различных материальных носителях, осуществляемый на предприятии, в организации для их эффективного функционирования.
В состав работ входит прием, доставка, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, хранение и использование документов, а также документооборот и его рациональная организация.
Составной частью документационного обеспечения является архивное дело, в которое включаются работы по организации хранения и непосредственно хранению, а также использованию архивных документов. Документационное обеспечение также может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.
Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Управленческие документы – это приказы, директивы и пр.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:
• законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы. Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а кроме того, в наставлениях, инструкциях, методических рекомендациях и т. п.
Документ как продукт документирования, согласно ГОСТу, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека (ГОСТ 16387-70) или материальным объектом, содержащим в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющим в соответствии с действующим законодательством правовое значение (ГОСТ 6. 10. 2–75). Из этих определений следует, что документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).
