К документам по стандартизации, используемым учреждениями, относятся: Национальные стандарты Российской Федерации, устанавливающие характеристики продукции (продовольственной продукции, технических средств специального оснащения учреждений социального обслуживания и др.), а также правила осуществления и характеристики предоставляемых услуг, прежде всего национальные стандарты в области социального обслуживания населения, устанавливающие государственные эталоны, образцы деятельности учреждений в части объемов, качества социальных услуг, порядка и условий их предоставления; стандарты организаций (учреждений), устанавливающие правила внутренней деятельности учреждения и направленные на повышение эффективности его работы, повышение качества предоставляемых услуг и эффективности помощи гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, применяемые при составлении учредительных документов и при предоставлении информации для информационных систем и для создания информационных ресурсов, статистического учета и при налогообложении.
К прочим документам относятся:
• Свидетельство на право оперативного управления. Данное свидетельство, выданное на право аренды, является обязательным и единственным документом для заключения договора аренды между арендатором и арендодателем в зданиях, относящихся к муниципальной собственности.
• Свидетельство регистрационной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации на право осуществлять хозяйственную деятельность в соответствии с учредительными документами в рамках действующего законодательства Российской Федерации.
• Документ комитета государственной статистики субъекта Российской Федерации о включении учреждения в состав Единого государственного регистра предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования и присвоении ему кода Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и классификационных признаков (подчиненность министерству, местонахождение, вид деятельности, форма собственности, организационно-правовая форма учреждения).
• Документы Государственной противопожарной службы РФ о разрешении разместить учреждение или его отделения в запрашиваемых помещениях при условии выполнения соответствующих мер пожарной безопасности.
• Информационное письмо государственной налоговой инспекции субъекта Российской Федерации о постановке на учет налогоплательщика – учреждения социального обслуживания – с информацией о постановке и присвоении соответствующего идентификационного номера налогоплательщика (ИНН).
• Документы, связанные с обслуживанием в учреждении: личные дела граждан, принимаемых на социальное обслуживание, предусматривающие наличие заявлений, медицинских заключений, актов обследования; сведения об обслуживаемых гражданах с указанием фамилии, имени и отчества, числа, месяца и года рождения, даты принятия на обслуживание и снятия с обслуживания, перечня предоставляемых услуг, дат проверки качества обслуживания, результатов обслуживания; коллективный договор коллектива учреждения с руководством учреждения; индивидуальные программы работы с клиентами.
11.3. Документационное обеспечение социального обслуживания клиентов
Ведение документации на клиента – одна из основных форм организации деятельности социального работника, способ анализа состояния клиента и его проблем, процесса обслуживания. Ведение документации способствует появлению новых мыслей и идей, а значит, и совершенствованию деятельности, осуществляемой по отношению к клиенту или от его имени. Как знаковое выражение тех мер и действий, которые специалист должен вполне осознанно предпринимать для оказания эффективной индивидуальной помощи, процесс ведения документации (документирование) противопоставляется стихии неупорядоченных действий, проявлению спонтанности и некомпетентности в работе.
Однако анализ практики красноречиво свидетельствует о том, что специалисты, слабо владеющие методами социальной работы, не ведут никакой документации на клиентов. Не требуют от своих подчиненных ведения документации и многие руководители социальных служб. Исключение составляют записи на прием в общей книге регистрации, где фиксируются звонки и обращения тех, кто нуждается в помощи и кому еще только предстоит встреча с социальным работником. Некоторые специалисты считают вполне достаточным для себя произвольное «стенографирование» той информации, которую сообщает о себе посетитель во время приема или которую сам социальный работник суммирует в форме коротких заметок о встрече после ее окончания, так сказать, для личного пользования. Для определения того, что за человек побывал на приеме, в чем его проблема и как примерно ему можно помочь, этого, конечно, достаточно. Однако для рациональной организации и постоянного анализа предпринимаемых мер нужен другой подход, ибо фиксация информации в данной форме выполняет роль скорее «узелка на память», чем подспорья в работе, способствующего доведению дела до логического конца.
Какую роль в организации и проведении работы по оказанию социальной помощи играет документация?
1. Документация является своеобразной «памяткой», «напоминанием» о клиенте, его проблемах, тех целях, которые социальный работник вместе с клиентом наметил для разрешения. Письменно зафиксированные сведения служат стимулами в схеме «стимул – реакция». Они становятся символами – носителями бессознательных побуждений к действию, выполняют роль сигналов в стремлении обеих сторон довести дело до конца.
2. Всесторонняя и тщательно подобранная документация может оказаться аргументом и доказательством того, что именно было проделано за определенные промежутки времени для решения проблем, насколько удалось или не удалось продвинуться в этом деле и почему и что еще необходимо сделать.
3. В документации фиксируются и определенные результаты, изменения, вносимые в планы действий, задачи обслуживания, значит, она выступает в роли отчетного документа.
4. При необходимости, если осуществляются контроль и инспектирование деятельности центров со стороны вышестоящих органов, документирование становится доказательством компетентности и добросовестного отношения к делу социального работника как специалиста.
5. В сложной системе социального обслуживания документация способствует повышению квалификации социального работника. Запечатленная в «деле» клиента с помощью носителей естественного языка и определенных знаковых систем типа «форм», «карточек», «генограмм» и пр. информация выражает степень включенности социального работника в процесс деятельности по обслуживанию клиента, осознания им ее содержания, смысла, чувственной ткани, операциональной основы, а значит, степени сформированности индивидуального профессионального опыта.
6. В функциональном плане значение словесно выраженного действия выступает как единение общения и обобщения, коммуникативных и интеллектуально-предметных, идеальных и практических форм деятельности. Так, в процессе письменной фиксации социальный работник как бы заново анализирует и переживает состояние клиента, моменты непосредственного общения с ним, у него появляются новые соображения, позволяющие совершенствовать приемы и подходы, укрепляется критический стиль мышления.
Когда речь идет о той роли, которую документирование играет в процессе оказания непосредственной помощи клиенту, оно решает следующие задачи:
• накопления достоверной информации о клиенте, его проблемах, способах и методах работы с ним, остальными субъектами социальной помощи;
• фиксации процесса оказания помощи, направленной на повышение его эффективности;
• укрепления междисциплинарного сотрудничества, координации усилий разных специалистов, ведомств, институтов;
• передачи зафиксированной и закодированной информации о проблемах клиента для их решения в соответствующих структурах;
• обобщения тех или иных методов, адаптации к идее инновационной деятельности;
• развития символической функции социальной деятельности, с помощью которой кодируются такие ее значения, как объективное содержание, нормы, методы, способы воздействия на других участников взаимодействия (использование схем, графиков, компьютерных программ и пр.), информационные и деятельностные модели обслуживания;
• систематизации информации о формах и видах помощи, обеспечивающей доступ к ней каждого нуждающегося;
• типизации категорий клиентов и условий их обслуживания для банков данных информационных служб.
В процессе документирования намечаются перспективы его совершенствования по социальному обслуживанию клиентов. Это сводится к следующему:
