Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
• информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;
• социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
• культурная, так как документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.
К специальным функциям документа относятся:
• управленческая, определяемая тем, что документ является средством (инструментом) управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
• правовая, так как документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
• функция исторического источника, ибо документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов и только после того, как документы выполнят свои задачи и поступят на хранение.
В настоящее время в документоведении не существует четкой научной классификации видов и разновидностей документов, поэтому зачастую используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по функциональному и видовому признакам, а также по происхождению, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению и др. Вместе с тем предполагается, что любой документ, создаваемый в низовом учреждении, входит в соответствующую систему документации более высокого уровня в качестве ее элемента.
Поскольку нас в первую очередь интересуют управленческие документы, обеспечивающие управление объектами в организации и составляющие, по сути, объект делопроизводства, то более подробно рассмотрим системы управленческих документов.
• В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Системы управленческой документации и виды документов
• Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, то есть документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.
• Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций (соединений, частей); в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.
• В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно: доклады, донесения, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.
• Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, выполняющая служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.
Отметим, что в соответствии с требованиями современных нормативно-правовых документов (Национальный стандарт РФ «Социальное обслуживание населения. Документация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 53060-2008») в состав документации учреждения социального обслуживания включаются:
• Устав учреждения;
• Положение об учреждении;
• правила, инструкции, методики;
• документация на специальное и табельное техническое оснащение (оборудование, аппаратуру и приборы);
• документы в области стандартизации;
• прочие документы.
При этом состав документации конкретного учреждения может быть уточнен в зависимости от типа учреждения, специфики обслуживаемых категорий населения, характера предоставляемых услуг.
В Уставе учреждения, который является учредительным документом, должны быть следующие разделы: общие положения; правовой статус учреждения; предмет, цели и направления деятельности учреждения; имущество и финансы учреждения; финансово-хозяйственная деятельность учреждения; структурные подразделения учреждения; управление учреждением; ликвидация и реорганизация учреждения.
Положение об учреждении социального обслуживания – основной рабочий документ, в соответствии с которым организуется работа учреждения.
Правила, должностные инструкции, методики предназначаются для регламентирования процесса предоставления клиентам социальных услуг.
Документация (паспорта, технические описания, инструкции по эксплуатации, формуляры и др.) на специальное и табельное техническое оснащение, имеющееся в учреждении (оборудование, аппаратуру и приборы), предназначена для обеспечения грамотной и эффективной их эксплуатации, обслуживания, поддержания в работоспособном состоянии, своевременного выявления и устранения неисправностей, ремонта и замены.
