Мы рассмотрим рынок систем автоматизации управления проектами, программами и портфелями проектов, архитектуру и зрелость подобных систем, основные особенности наиболее популярных систем автоматизации, присутствующих на российском рынке.
Уровни зрелости систем автоматизации управления проектами
Системы автоматизации управления проектами можно разделить на три класса:
1. Управление одним проектом (настольные системы).
2. Управление несколькими проектами и программами.
3. Управление проектами, программами и портфелем проектов.
Если в компании необходимо управлять единичными небольшими проектами, то для этого вполне подойдут настольные системы, основные функции которых заключаются в:
• формировании некоторых иерархических структур (в первую очередь ИСР);
• разработке расписания выполнения работ проекта по методу критического пути (МКП);
• учете календарей работ и ресурсов при формировании расписания;
• выравнивании ресурсов (ручное и автоматическое);
• формировании отчетов.
При этом система может размещаться на одном компьютере и даже быть бесплатной. Мы не станем приводить список подобных программ, так как он очень большой и постоянно меняется, а информацию можно получить, например, в «Википедии».
Если необходимо обеспечить одновременную работу нескольких членов команды с одним проектом или одновременно вести несколько проектов, то в этом случае настольного приложения точно не хватит. В данной ситуации обычно выделяют сервер, на котором хранится информация по всем проектам, а команда работает с клиентскими версиями, которые установлены на персональные компьютеры, подключенные по сети к серверу. Это обеспечивает быстрый и безопасный доступ к проектной информации всем заинтересованным лицам.
Обычно распределенные системы автоматизации не останавливаются на поддержке одних проектов и предоставляют возможность управлять программой как одним большим мультипроектом. С точки зрения автоматизации изменения минимальны, а эффект получается существенный, так как в подобных системах, как правило, можно учитывать и связи между проектами, подобные тем, которые есть между отдельными работами проекта.
Следующая, третья ступень автоматизации управления проектами предполагает наличие специального модуля (или даже сервера), который обеспечивает управление портфелями проектов. Как правило, это всегда отдельный продукт, так как он имеет массу функциональных особенностей, отличающих его от управления проектом и программой, с одной стороны, и является надстройкой над базой данных проектов, с другой, так как активно и независимо использует общую базу данных проектов для формирования из них портфелей.
Автоматизацию управления проектами, программами и портфелями могут позволить себе только крупные компании, так как подобная система – очень сложная и требует компетенций хранения и обеспечения доступа многих пользователей к большому объему информации, масштабирования подобных решений на большое число компьютеров и серверов, администрирование сложных распределенных сетевых решений, мониторинг их эффективности, интегратора в области систем управленческого учета, планирования и анализа и т. д. Именно такие комплексные системы мы будем рассматривать далее.
Приведенная классификация систем автоматизации показывает, насколько широка система по охвату различных объектов управления. Одновременно с ней можно классифицировать системы по уровню зрелости автоматизации процессов управления проектом, программой и портфелем, и эта классификация будет показывать глубину автоматизации. Под уровнями зрелости можно понимать традиционную шкалу, принятую в моделях оценки зрелости (например, OPM3):
1. Начальный процесс.
2. Повторяющийся процесс.
3. Определенный процесс.
4. Управляемый процесс.
5. Оптимальный процесс.
В результате получим следующую диаграмму повышения уровня зрелости систем автоматизации управления проектами (САУП) (рис. 19.1).
Рис. 19.1. Уровни зрелости систем автоматизации управления проектами
Оценка уровня зрелости современных систем автоматизации
За последние два десятилетия системы автоматизации многого достигли. Посмотрим на этот процесс с точки зрения подуровней зрелости и областей знаний в управлении одним проектом (табл. 19.1).
Судя по результатам, уровень зрелости современных систем находится между первым и вторым (в зависимости от системы автоматизации). Второго уровня зрелости практически нет, потому что далеко не каждый процесс, который внесен, например, в американский стандарт по управлению проектом, можно реализовать в современных системах автоматизации. Однако есть понимание того, что это нужно: сейчас мировые ИТ-лидеры работают над возможностью формализации бизнес-процессов и увязывания их в системах автоматизации с различными системами управления компанией, прежде всего ERP.
Таблица 19.1
Глубина проникновения автоматизации в управление проектом
Можно сказать, что процессно-ориентированный подход к управлению проектами практически не реализован в современных системах автоматизации. Точнее, некоторые процессы там имеются и выражают логику функционирования данных систем, но увидеть эти процессы, добавить к ним новые или что-то изменить нельзя. Подобная жесткость стала одной из главных причин проблем внедрения ERP-систем в компаниях, она же мешает управлению проектами.
Именно поэтому многие консультанты в области управления проектами утверждают, что сначала систему управления нужно строить на бумаге, а затем пытаться ее автоматизировать. Ведь если какие-то элементы не удастся автоматизировать, то это останется на бумаге и будет работать. Поэтому обратная ситуация, когда компании начинают внедрение систем управления проектами с автоматизации, не приносит желаемого результата – системы автоматизации просто слишком мало умеют делать, предоставляя лишь самые общие базовые инструменты управления проектами.
Чтобы окончательно убедиться в крайне скоромных достижениях ИТ-индустрии, рассмотрим, насколько автоматизированы отдельные области знаний управления проектом (табл. 19.2).
Если говорить об управлении программой и портфелем проектов, то одной из важнейших задач автоматизации управления этими объектами является оптимизация портфеля/программы по ресурсам, срокам, стоимости, рискам и т. д., потому что основной синергетический эффект от управления ими лежит именно в этой плоскости. Системы автоматизации здесь предлагают крайне скудный инструментарий, в основе которого лежит визуальное представление стоимости, рисков, сроков программ/портфелей проектов так, чтобы пользователь сам, на глаз, смог провести подобную оптимизацию. Безусловно, это все же лучше, чем ничего, но этого мало. Требуется автоматизировать множество различных моделей, которые в настоящее время уже существуют, позволяют решать частные оптимизационные задачи и даже используются в крупных высокотехнологичных корпорациях.
