Но не проще ли один раз прописать все в должностных инструкциях, памятках, мануалах, скриптах и обучающих материалах, чем каждый раз повторять одно и то же новым сотрудникам? Это не только утомительно, но еще и неэффективно по затратам времени.
Какие проблемы приносит отсутствие прописанных бизнес-процессов?
♦ Необходимо постоянно находиться «у руля», чтобы управлять бизнесом. Потому что обязательно возникают проблемы и ситуации, которые может решить только лично директор или владелец. То есть никакой мобильности и свободного личного времени. Не вы управляете бизнесом, а бизнес управляет вами.
♦ Даже небольшой отпуск чреват потерей контроля над ситуацией: падением продаж, снижением дисциплины и продуктивности сотрудников, ухудшением качества обслуживания и т. д.
♦ Уход более или менее значимого сотрудника – всегда проблема. Потому что он уносит с собой свой опыт, наработки, компетенции и – главное – понимание того, как все должно происходить на вверенном ему «участке». Новый сотрудник за неимением четко прописанных процедур и инструкций начинает работать по-своему, а не так, как должно быть правильно. Да и на его обучение и ввод в курс дела тратится гораздо больше времени и денег, чем могло бы.
♦ Каждый продавец и менеджер продают по-своему, хаотично и в зависимости от настроения, а не наиболее эффективным способом, наработанным компанией и лучшими продавцами.
♦ Бизнес не может расти быстро и эффективно. С его ростом растет и количество проблем, которые необходимо постоянно решать, то есть постоянно быть «привязанным» к нему.
Систематизация бизнес-процессов и контроль следования сотрудниками прописанным процедурам решают эти и множество других проблем. В данной книге мы поговорим о систематизации именно этих процессов. Однако все нижеизложенное точно так же должно вами выполняться и для всех остальных процессов – закупки, производства, менеджмента, найма, сервиса, упаковки, доставки, складирования и т. д.
Если вы хотите иметь действительно управляемый и масштабируемый бизнес, а не хаотическое образование, которое работает непонятно как и почему, вопреки логике и здравому смыслу, то стоит оптимизировать, автоматизировать и документировать все бизнес-процессы, чтобы:
♦ каждый знал свое место и свои обязанности;
♦ никто не мог сбросить с себя ответственность, которая лежит именно на нем;
♦ вас меньше беспокоили по пустякам и с одними и теми же, повторяющимися из раза в раз вопросами;
♦ каждый знал, что делать в том или ином случае, а не забегал каждые полчаса;
♦ нанимать и увольнять было просто и безболезненно;
♦ филиалы и отделения можно было открывать проще, чем сдавать налоговую отчетность;
♦ на основе систематизированных бизнес-процессов можно было создать франшизу и продавать ее за большие деньги;
♦ у вас освободилось время для работы НАД своим бизнесом, а не только В нем; ♦ вы могли себе наконец позволить полноценный отпуск, не опасаясь, что продажи упадут, а разгильдяйство и внутреннее воровство усилятся.
Согласитесь, все это стоит потраченных однажды усилий. Ссылаться же при этом на отсутствие времени – как-то по-детски. Если ничего не делать, то его так никогда и не будет. Хаосом всегда нужно управлять 25 часов в сутки 8 дней в неделю. А время освободится только тогда, когда вы сами его освободите. Начать можно с малого – с одного часа в день. Главное – планомерно выполнять эту задачу. К тому же необязательно все делать своими силами, если не знаете, с чего начать или что делать. Можно привлечь к этому внешних специалистов (например, нашу компанию) – это в любом случае окупается многократно.
Основные шаги, которые необходимо проделать для систематизации бизнес-процессов в своей компании:
♦ составить интеллект-карты всех бизнес-процессов;
♦ собрать воедино документы для каждого из них: должностные инструкции, договоры, счета-фактуры, каталоги, прайс-листы, скрипты и т. д.;
♦ создать с нуля шаблоны, чек-листы, скрипты, книги продаж и прочие инструменты, если их еще нет;
♦ соотнести каждый шаг, каждое действие в том или ином процессе с типовыми документами, которые его описывают и сопутствуют ему;
♦ проинструктировать персонал, как всем этим пользоваться. Закрепить за каждым сотрудником область его обязанностей и ответственности.
Книга продаж
Новым сотрудникам в компании всегда необходимо адаптироваться. Чем менее регламентирована должность, тем больше период адаптации к новой работе. Если бухгалтеру освоиться на новом месте будет относительно просто, то сотрудникам маркетинга и отдела продаж – гораздо сложнее, потому что нужно изучить продукт, целевую аудиторию, подходы и методики продаж, применяемые компанией, и многое другое. И чем сложнее продукт, тем больше времени уходит на обучение и «испытательный период» новичка. И еще не факт, что после всего этого новобранец согласится продолжать работу, не уйдя со словами «эта работа не для меня».
Есть способ максимально, до нескольких дней, сократить период «стажировки» новых продавцов и менеджеров по продажам. Называется он «Книга продаж». Это всеобъемлющий сборник информации о процедурных вопросах процесса продаж в компании. Причем это не статичный документ вроде должностной инструкции, а «живой», который постоянно пополняется и изменяется в соответствии с требованиями времени и происходящими в компании изменениями.
Сейчас все меняется очень быстро. То, что вчера было новым подходом, сегодня становится стандартом индустрии. Что было уникальным торговым предложением – сегодня предлагается большинством конкурентов. С помощью чего вчера можно было эффективно продавать – завтра не привлекает достаточного внимания клиентов. Именно поэтому книга продаж должна постоянно меняться и пополняться новыми знаниями и опытом, которые нарабатываются сотрудниками компании – от рядовых продавцов до руководителей. Случайно найденная или узнанная на тренинге эффективная техника продаж, иной подход к процессу работы с клиентом, новый ответ на возражение, показавший себя на практике, – все это и многое другое должно незамедлительно вноситься в книгу продаж и доноситься до других сотрудников отделов маркетинга и продаж.
Зачастую некоторые из сотрудников (особенно менеджеры по продажам) не хотят делиться своими подходами и наработками, считая их неким личным секретом, который принадлежит только им. Вам же необходимо донести до всех идею, что не стоит «зажимать» какие-то свои наработки и методики, что когда все делятся своими опытом и знаниями, их у всех становится больше, а не меньше. А значит, повышается эффективность и производительность каждого из них.
