необходимым (флипчарты, проекторы, столы, удобные стулья, кофемашина или термопот с горячей водой и др.), и желательно с поставленными на беззвучный режим телефонами. Это позволит вырвать участников из рутины, а также снимет напряжение внутри компании — если стратсессия проводится в офисе, неизбежны разговоры сотрудников: «А что они там делают?» Даже если заранее всем было сказано, что проводится стратсессия, будут предприниматься попытки решить с участниками срочные рабочие вопросы, а некоторые сотрудники вообще были застигнуты на месте преступления во время подслушивания.
Онлайн-стратсессии бывают, но, если придется делить команду на сессионные залы, эффективность может сильно упасть, а консультационно-экспертную поддержку (если модератор — эксперт) давать в таком формате сложно. При этом онлайн-формат неплохо подходит для проведения установочных сессий, когда численность команды невелика (10–12 человек) и ведется работа всей группой, без разделения на мини-группы.
Оптимальные дни для проведения — четверг и пятница или пятница и суббота. Суббота допустима, если команда разделяет важность проведения стратсессии, ради которой готова пожертвовать своим выходным (сильно зависит от корпоративной культуры). Если стратсессия проводится за городом и оплачено проживание до воскресенья, как правило, возражений существенно меньше. Начинать стратсессию в понедельник, когда все активно входят в рабочую неделю, — это почти со 100%-й вероятностью получить участников, которых будут непрерывно дергать со всех сторон (в почте, мессенджерах и звонками).
Шаг 6. Определиться, будет ли сопровождение по итогам стратсессии
У нас это чаще всего ответы на вопросы участников стратсессии в течение месяца после ее окончания. Также при необходимости после стратсессии мы заключаем договор на разработку консалтинговых проектов или на сопровождение для внедрения принятых по итогам стратсессии решений.
Модератор (ведущий) — это ключевой человек на стратсессии, от подготовительной работы и эффективности которого во многом зависит, достигнет ли компания поставленной на стратсессию целей.
Перечислим основные задачи ведущего во время стратсессии.
• Последовательно (в соответствии со сценарием) вести команду к четко определенным заранее результатам в соответствии с целью и задачами стратсессии.
• Задавать правила игры — тайминг, правила выступлений (высказывания мнений) участников, правила работы в мини-группах и др.
• Объяснять, зачем нужны каждое действие, каждая методика, каждая табличка и каждый вопрос, на который ищется ответ. Участникам должен быть понятен пазл, который они собирают, — работая вслепую, они быстро потеряют мотивацию.
• Делать упор на качество работы, а не на количество выполненных заданий и вопросов для обсуждения и отработки. Нужно уметь без ущерба для результата менять некоторые блоки сценария буквально на ходу.
• Идти туда, куда идет команда, если это действительно важно, — не все ключевые точки можно снять во время определения задач стратсессии и аудита, поэтому каждый раз обязательно вылезает что-то требующее внимания. Важно дать обсудить и потом сэкономить время в других блоках. А вот «непроизводительные» разговоры нужно быстро обрубать. Это не касается только «минуток юмора», которые хорошо снимают напряжение при интенсивном темпе работы.
• Дать всем желающим высказаться по каждому вопросу. Особенно тем, кто любит слушать, делать выводы и высказываться только в финале в формате «я сейчас подытожу».
• Дать всем наконец-то поговорить — «без галстуков» и в открытую. Если нужно, попросить выйти из зала собственника или генерального директора, но при этом модератор продолжает представлять его интересы (это всегда предварительно оговаривается).
• Преодолеть возражения тех, кто считает, что «все это бесполезная трата времени», и задействовать их в работе. Нередко именно они кладезь нужной информации. Это же касается и спорщиков, которые часто не просто любят поговорить, а жаждут, чтобы их мнение услышали и учли.
• Помочь команде прийти к единому решению, разделяемому всеми, — здесь как в зарубежных фильмах: «Если кто-то возражает против этого брака, говорите сейчас или молчите навсегда».
• Предотвращать конфликты, переходящие в личную плоскость. Накал страстей во время стратсессий нужен, чтобы сохранять динамику процесса и разрешать проблемные ситуации, но важно отличать эмоциональное доказательство своего профессионального мнения (особенно если наконец появилась возможность высказаться) от перехода на выяснение отношений.
• Лишние детали — враги стратсессий. Из-за них теряется время, поэтому лучше дать задание доделать что-то по итогам (например, воссоздать детальный портрет целевой аудитории) и потом дать обратную связь. На самой же стратсессии сделать упор на основные моменты и прописать все крупными мазками. В целом любые внутренние конфликты и «политические» моменты нужно зашивать в стратсессию, иначе они неизбежно выплывут на поверхность. Именно на стыке мнений находятся лучшие решения — участники сами это поймут в какой-то момент.
• Фиксировать максимум информации на флипчарте в процессе групповой работы и обеспечить сохранность листов, на которых велась работа в командах. После стратсессии подготовить в виде документа ее основные тезисы и итоги, дать рекомендации по реализации принятых во время стратсессии решений (если модератор не только фасилитатор, но и эксперт) и при необходимости дать обратную связь команде.
• Широко открыть глаза и уши — анализ невербалики и того, что иногда случайно или вскользь говорят участники, нередко даже важнее «официальных» результатов стратсессии. Такие наблюдения позволяют эффективнее управлять стратсессией, а, зацепившись за одну фразу и раскрутив ее, иногда можно очень быстро и точно прийти к нужным результатам.
• Выступать экспертом (если модератор эксперт), задавая максимум вопросов и стимулируя обоснование всех гипотез, идей и решений своими «Не понимаю, объясните подробнее» и «Расшифруйте, пожалуйста, что конкретно вы имеете в виду». Вроде бы простые фразы, но иногда творят чудеса — через уточнения вспоминается то, о чем давно забыли, но это сейчас более чем актуально, выявляются важные нюансы, находятся креативные идеи и др.
• Следить, чтобы участники не обрезали себе и друг другу крылья — самые безумные и мертвые, по их мнению, идеи могут оказаться именно теми жемчужинами, которые так нужны компании.
• Команда должна сама прийти к решению: модератор не имеет права навязывать свое видение, даже если он эксперт. Критиковать решение — можно, помогать увидеть ситуацию/проблему/задачу с разных сторон — можно, подводить к конкретному решению — нельзя.
• Обязательно мотивировать и хвалить участников стратсессии. Важно не только хвалить, но и задавать вопросы, стимулируя защищать свое мнение и свои решения. Не бывает правильных и неправильных ответов, а вот аргументации и деталей часто не хватает.
Как выбрать модератора, подходящего именно вашей компании?
Если это будет внутренний модератор, важно, чтобы у него были навыки управления обсуждениями, а еще важнее — признание его командой как профессионального авторитета. В противном случае стратсессия может превратиться в хаос, а команда быстро задавит модератора.
Основной недостаток внутренней модерации — отсутствие объективности и возможное предвзятое отношение к некоторым участникам команды. А если стратсессию проводит авторитетный топ-менеджер, можно получить продавливание важных (нужных)
