вы идете на эмоционально положительную встречу со старым клиентом, то подготовка не нужна. Ведь от перехода в нейтральное или того хуже – в отрицательное русло никто не застрахован.
Проведение совещаний, собраний в коллективе
Блестяще проводя встречи с потенциальными или действующими клиентами, многие забывают выстраивать коммуникации внутри своей компании. Но рабочие встречи, совещания должны быть эффективными, иначе бизнес не будет работать четко. Здесь общие рекомендации такие.
• Хронометраж. Хорошее совещание идет не дольше 45 минут. Обязательно назначается ответственный, следящий за временем.
• Ведущий. Этот человек управляет процессом, следит за регламентом встречи и достижением поставленных задач.
• Цель встречи. Озвучивайте ее всем участникам. Добивайтесь того, чтобы за отведенное время она была достигнута.
• Протокол (поручения, задачи по итогам совещания, ответственные и сроки). Еще раз: любой тупой карандаш лучше самой острой памяти. Пишите хоть на салфетке. Но лучше аудиозапись и бумажная версия. Возможна фиксация в автоматизированной системе.
• Правила: мобильные телефоны отключаем, используем правило поднятой руки, когда необходимо задать вопрос, слушаем до конца, прервать выступающего имеет право только ведущий. Сформулируйте, зафиксируйте и, главное, используйте!
Презентация
Презентация – одна из самых непростых форм коммуникации. В ней есть все: и публичное выступление, и сложная техническая подготовка. Могут пригодиться все знания, умения и навыки, перечисленные выше. Вот пара дополнительных простых приемов, которые помогут вам успешно презентовать свой проект.
При подготовке к презентации прежде всего обратите внимание на структуру своего выступления. Возможно, будут предложены правила. Если нет, то используйте закон композиции. Мне, например, очень нравится структура презентации бизнес-проекта, которую я когда-то готовил для инвест-сессии Союза бизнес-ангелов России (СБАР). Данная организация настаивала на том, чтобы презентация была проведена за 10 минут и содержала следующие разделы:
• цель проекта;
• проблема;
• решение проблемы;
• технология;
• описание продукта;
• анализ рынка;
• конкурентные преимущества;
• бизнес-модель;
• что уже реализовано;
• финансовые показатели;
• план мероприятий на год;
• команда проекта;
• предложение инвестору;
• контакты.
Используйте определенное количество слайдов в определенной последовательности. И никакой самодеятельности. При этом четко соблюдайте принцип композиции. Кульминационный слайд – это предложение инвестору. Время тоже четко определено – 10 минут.
Еще несколько правил, которые помогут вам выступить более эффективно.
• Готовьте наглядные материалы, большинство людей – визуалы.
• Всегда соблюдайте временной регламент. Лучше заканчивайте раньше.
• Презентация должна быть в электронном виде, слайды по возможности – всем на стол в распечатанном виде.
• Чем больше наворотов в электронной презентации, тем выше риск, что все слетит. Должна быть запасная, облегченная версия. Без цветов, картинок и видео. А если сломается техника или не будет электричества? Готовьтесь выступать без всего.
• И напоследок – никогда не читайте со слайдов. Это дурной тон. Общайтесь с аудиторией, улыбайтесь, делитесь своей энергией, и тогда ваша презентация пройдет успешно.
Хочу еще раз отметить, что коммуникация – это не знание. Это прежде всего постоянная тренировка навыков и умений! Вы не должны думать о том, сколько приемов вы знаете и в какой момент их стоит применять. Вы должны постоянно тренироваться. Владея даже незначительным, но доведенным до автоматизма арсеналом, можно более эффективно работать, чем прочитав уйму книг по этой тематике. И еще раз: подготовка и тренировка.
Важность правильных коммуникаций с клиентами
Напоследок: от того, что о вас думают клиенты, полностью зависит успех вашего бизнеса. Свою предпринимательскую репутацию вы должны оберегать, и я не устану повторять: об автоматизации рутинных операций нужно думать с самого начала.
Опаснее всего клиенты, обиженные вашим невниманием. Нарушили сроки договора? Не поздравили с днем рождения? Просрочили дату пролонгации? Договорились отправить коммерческое предложение и не сделали этого? Не получили обратную связь после оказания услуги? Добро пожаловать в зону конфликтов! Как их избежать? К сожалению, никак. Но вероятность их наступления можно минимизировать, и я убежден, что в этом плане лучший помощник – CRM-система, будь то стандартный продукт или кастомизированный. Рекомендую изучить литературу по теме (или же можно заглянуть в Приложение 2 этой книги, как это реализовано у нас).
Вам может казаться, что и без этого прекрасно жили, что клиентов раз-два и обчелся, что система отнимает много времени и тому подобное. Так вот, внедрять ее нужно тогда, когда и клиентов немного, и наемных сотрудников единицы. Иначе начнется настоящий саботаж. «Инфицируйте» двух-трех человек (желательно авторитетных), а те сами заразят остальных. Но основной пример – ваш личный. Ведь вы как глава компании и есть главный саботажник!
А в завершение еще раз:
• «Собачки» у всех разные, поэтому общайтесь.
• Коммуникация – это навык. Поэтому общайтесь.
Домашнее задание
• Составить презентацию своего проекта.
• Отрепетировать ее.
• Быть готовым выступать.
• Подумать, как предотвратить конфликты с клиентами.
Результат
Овладели базовыми технологиями коммуникации, презентовали свой проект.
Рекомендованная литература
Гандапас Р. Камасутра для оратора. Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2009.
Послесловие
Ура! Вот и все! Мы закончили! Цель поставлена. Бизнес-идея сформулирована. Маркетинговые исследования проведены. После этапов бизнес-моделирования и проектирования вы зарегистрировали компанию (предварительно правильно выбрав организационно-правовую форму и систему налогообложения). Она эффективна и прозрачна, вы не только выстроили собственную систему эффективности, но и активно внедряете корпоративный тайм-менеджмент. Клиенты идут, сотрудники довольны. Скоро деньги потекут рекой! Что же дальше? Хочу открыть вам секрет. Вернее, три секрета.
• После открытия бизнеса все только начинается.
• Скоро деньги (если они у вас появятся) перестанут вас стимулировать к активным действиям.
• Учиться придется всю жизнь. Начните с прочтения рекомендованных мною книг, смотрите предложенный видеоконтент и… периодически перечитывайте эту книгу.
А еще живите по приоритетам, зарабатывайте деньги на том, что вам нравится делать, вгрызайтесь в бизнес-технологии. Станьте мастером предпринимательского кунг-фу! Чтобы что-то сделать в этой жизни, надо начать. Заставьте себя быть счастливыми.
И хочу вас поблагодарить. В процессе написания книги я обнаружил, что некоторые мои умения и навыки перешли в разряд знаний. Благодаря вам начинаю возвращать их на место и применять вновь. Спасибо вам.
Успехов и удачи!
Приложения
Приложение 1. Партнерский договор
Я уже рассказывал, до какого состояния мы довели свои взаимоотношения с моим первым партнером по бизнесу. Напомню, в 2003 году мы зарегистрировали свою первую компанию, при этом совершив две серьезные ошибки, которые чуть не стоили нам бизнеса и отношений. Первая – мы учредили общество вдвоем с равными долями, практически парализовав принятие любого серьезного решения (например, назначение исполнительного органа компании). Вторая – мы не подписали партнерский договор, не согласовали основные моменты нашей деятельности. Я сейчас говорю не о формальном учредительном договоре, который для налоговой раньше подписывали все. А
